A A A

Podatkowa księga przychodów i rozchodów - Dodatek nr 6 do Biuletynu Informacyjnego dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 5 (688) z dnia 10.02.2010

Ewidencjonowanie wynagrodzeń i składek ZUS

Od 1 stycznia 2009 r., zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy o PDOF, należności ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej (lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną) oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszt podatkowy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Jeśli terminy te nie zostaną dochowane, zastosowanie będzie miała zasada kasowa.

W stosunku do należności z tytułów określonych w art. 13 pkt 2 i 4-9 ustawy o PDOF (tj. m.in. z umowy zlecenia) oraz w art. 18 ww. ustawy (tj. z praw majątkowych, np. praw autorskich i praw pokrewnych), zastosowanie ma nadal zasada kasowa. A więc z powyższych tytułów wynagrodzenia stają się kosztem podatkowym dopiero z chwilą ich wypłaty.

Tak więc do kosztów podatkowych danego miesiąca można zaliczać tylko te wynagrodzenia, które są wypłacane (stawiane do dyspozycji) w miesiącu, którego dotyczą lub są wypłacane nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Przykład

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne.

Wynagrodzenia za styczeń 2010 r. wypłacił 10 lutego 2010 r. - a zatem w kosztach uzyskania przychodów stycznia 2010 r. może uwzględnić wartość wypłaconych w lutym wynagrodzeń (są to bowiem wynagrodzenia wypłacone terminowo).

Przykład

Przypomnijmy, że ten sam pracodawca (z przykładu powyżej) wynagrodzenia za luty 2010 r. wypłaci 12 marca 2010 r. Wartość wynagrodzeń za luty będzie mógł uwzględnić w kosztach podatkowych dopiero w marcu 2010 r. - wynagrodzenia te zostały bowiem wypłacone po obowiązującym terminie.

Jeśli wynagrodzenia za marzec 2010 r. zostaną wypłacone do 9 kwietnia 2010 r. (10 kwietnia 2010 r. przypada w sobotę), wówczas pracodawca w kosztach podatkowych marca będzie mógł uwzględnić także wynagrodzenia marcowe.

Odnośnie uznania składek ZUS obciążających pracodawcę za koszt podatkowy, od 1 stycznia 2009 r. zastosowanie ma art. 22 ust. 6bb ustawy o PDOF. I tak, składki ZUS obciążające pracodawcę mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów w miesiącu, w którym wynagrodzenia związane z tymi składkami są należne, pod warunkiem, że składki te zostaną opłacone:

dla wynagrodzeń wypłacanych lub stawianych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów (tj. do 15. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzeń, gdyż taki termin wynika z art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych),
jeśli wynagrodzenia są wypłacane lub stawiane do dyspozycji w miesiącu następnym - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

Jeśli pracodawca terminów tych nie dotrzyma, zastosowanie będzie miała zasada kasowa.

Przykład

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia ostatniego roboczego dnia każdego miesiąca. Załóżmy, że wynagrodzenia za styczeń 2010 r. zostały wypłacone 29 stycznia 2010 r., natomiast składki ZUS zostały opłacone 15 lutego 2010 r. Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów stycznia 2010 r. wartość składek ZUS opłaconych w lutym (składki te zostały bowiem terminowo uregulowane).

Przykład

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne. Wynagrodzenia za styczeń 2010 r. wypłacono 10 lutego 2010 r. Załóżmy, że 15 lutego 2010 r. uregulowano składki ZUS dotyczące wynagrodzeń za styczeń. W kosztach podatkowych stycznia jednostka ma prawo uwzględnić wartość opłaconych składek (składki te bowiem opłacono w terminie wcześniejszym o jeden miesiąc).

Przykład

Wynagrodzenia wypłacane są 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne. Załóżmy, że wynagrodzenia za luty 2010 r. zostaną wypłacone 10 marca 2010 r. Natomiast składki ZUS dotyczące tych wynagrodzeń zostaną uregulowane 15 kwietnia 2010 r. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość składek dopiero z chwilą ich opłacenia, tj. w kwietniu 2010 r.

Wynagrodzenia brutto, a więc łącznie ze składkami ZUS finansowanymi przez pracowników i zaliczkami na podatek, wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze) wpisuje się do księgi w kolumnie 12 "Wynagrodzenie w gotówce i w naturze". Podstawą dokonania wpisu jest:

lista płac lub inny dowód, na którym pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
inny dowód, np. dowód potwierdzający przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Natomiast składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę, w tym składki na FP i FGŚP, wpisuje się do księgi podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" na podstawie wyciągu bankowego dokumentującego dokonanie wpłaty do ZUS.