Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 3 (525) z dnia 1.02.2021

Dodatek funkcyjny wypłacany przez kilka miesięcy roku w wynagrodzeniu urlopowym

Pracodawca będzie wypłacał dodatek funkcyjny w danej kwocie przez 5 miesięcy każdego roku. Czy należy go potraktować jako periodyczny składnik zmienny i uwzględnić w podstawie wynagrodzenia urlopowego, jeśli pomniejszymy jego wysokość o dni urlopu wypoczynkowego? Jak ustalić wysokość wynagrodzenia urlopowego? Nadmieniamy, że pracownicy są wynagradzani stawką godzinową, a termin wypłaty wynagrodzenia jest ustalony na 10. dzień następnego miesiąca.

Ze względu na brak definicji dodatku funkcyjnego w przepisach powszechnych, przyjmuje się, że jest on ściśle powiązany z pełnioną przez pracownika funkcją (np. kierowniczą). Stąd też jego nazwa, na wzór używanej w pragmatykach służbowych, które zwykle nadają mu status obowiązkowego składnika płacowego, np. w przypadku nauczycieli zatrudnionych w publicznych placówkach oświatowych, pełniących funkcję wychowawcy klasy czy opiekuna stażu. W sektorze prywatnym nie jest on obligatoryjnym składnikiem wynagrodzenia. Pracodawca może go wprowadzić do systemu wynagradzania na ustalonych zasadach. Czytelnik może zatem przyjąć, że dodatek funkcyjny będzie przysługiwał w każdym kolejnym roku kalendarzowym tylko przez 5 miesięcy. Ma także prawo określić, że będzie on pomniejszany za okresy nieobecności w pracy, np. choroby czy urlopów związanych z rodzicielstwem. Nie dotyczy to jednak urlopu wypoczynkowego (por. Kodeks pracy, Komentarz, pod red. dr hab. Krzysztofa Walczaka, C.H. Beck 2020, kom. do art. 172). Za czas jego wykorzystywania pracownik powinien bowiem otrzymać takie wynagrodzenie, jak gdyby w tym okresie pracował (art. 172 zd. 1 K.p.).

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Listę wyłączeń zawiera § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. Obejmuje ona m.in. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. W tej grupie mógłby znaleźć się dodatek funkcyjny, jeśli spełniałby chociażby jeden z wymienionych warunków, co nie występuje w przypadku opisanym przez Czytelnika. Dodatek ten będzie bowiem wypłacany pięciokrotnie (a nie jednorazowo) i w okresach miesięcznych (periodycznie). Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 22 września 2000 r. (sygn. akt I PKN 33/00, OSNP 2002/8/182) uznał, że: "(...) wypłaty z określonego tytułu dokonywane są za różne okresy (o zróżnicowanej długości) nie oznacza jeszcze, że nie mają one charakteru periodycznego, jeżeli są dokonywane co pewien czas. Periodyczność wypłat nie może bowiem być utożsamiana z ich regularnością, czy też z zasadą tożsamości okresów, za które się one należą, polega bowiem ona na tym, iż wypłaty dokonywane są co pewien czas za wykonywanie pewnego typu zadań, przy czym nie muszą one mieć charakteru regularnego, a okresy (ich długość), za które się je wypłaca, mogą być zróżnicowane. (...)". W efekcie nie ma podstaw do zastosowania wyłączenia dodatku z wynagrodzenia urlopowego na mocy § 6 pkt 1 rozporządzenia urlopowego.

Zwracamy uwagę! Użyte przez Czytelnika sformułowanie "dana kwota" do określenia wysokości dodatku funkcyjnego powoduje, że może być ono rozumiane dwojako, co wywołuje dalsze konsekwencje. O tym, czy i w jaki sposób ten dodatek zostanie uwzględniony w wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy decyduje jego klasyfikacja jako składnika stałego lub zmiennego. Według § 7 rozporządzenia urlopowego, składnik stały to składnik określony w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. 500 zł), przyjmowany w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Oznacza to, że za taki miesiąc wypłaca się go bez żadnych przeliczeń, pod warunkiem że w tym miesiącu nadal przysługuje on pracownikowi.

Pracownik kierujący zespołem projektowym jest uprawniony do dodatku funkcyjnego w kwocie 700 zł przez 5 miesięcy w roku kalendarzowym, które w 2021 r. przypadają od 1 lutego do 30 czerwca. Dodatek nie przysługuje więc w styczniu i od 1 lipca 2021 r. do końca roku. Tym samym dodatek zostanie wypłacony w pełnej wysokości np. za marzec br., w którym pracownik skorzysta z 5 dni urlopu wypoczynkowego, natomiast w ogóle nie otrzyma dodatku za sierpień br., w którym będzie przebywał przez 14 dni na urlopie wypoczynkowym.

Składnik zmienny wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego (dalej podstawy wymiaru) w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych, a przy znacznych wahaniach - w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 rozporządzenia urlopowego). Jeżeli jednak przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc (miesiące) kalendarzowy, pracownikowi nie przysługiwał składnik zmienny, wówczas w podstawie wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi składnik ten przysługiwał (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Ta reguła dotyczy nieobecności w pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, np. urlop bezpłatny czy urlopy związane z rodzicielstwem. Nie znajduje natomiast zastosowania w sytuacjach, gdy pracownik nie spełnił warunków do otrzymania składnika zmiennego lub nie ma do niego w ogóle prawa w tym czasie. Za takie miesiące w wyliczeniach przyjmuje się 0 zł.

Jeśli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał składnik zmienny za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Pracodawca postępuje zgodnie z tą zasadą, gdy przed upływem 3 lub 12 miesięcy, z których liczy podstawę wymiaru, pracownik skorzysta z urlopu wypoczynkowego lub dany składnik zmienny zostanie przyznany i wypłacony pracownikowi.

Pracownik zatrudniony na cały etat jest wynagradzany stawką 18 zł za 1 godzinę pracy, a wypłaty otrzymuje 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Zakładamy, że w okresie od 1 kwietnia do 31 sierpnia 2021 r. ma prawo do dodatku funkcyjnego w wysokości 10% wynagrodzenia godzinowego przysługującego za dany miesiąc. Dodatek w tym roku będzie wypłacany po raz pierwszy, a następnie powtarzany przez 5 miesięcy w każdym kolejnym roku kalendarzowym. W takim razie dodatek zostanie uwzględniony w podstawie wynagrodzenia za urlop przypadający odpowiednio: w czerwcu (w kwocie wypłaconej w maju), w lipcu (w łącznej kwocie wypłaconej w maju i czerwcu), itd. oraz w grudniu (w kwocie wypłaconej we wrześniu).

Procedurę obliczania wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych określa § 9 rozporządzenia urlopowego. Przepis ten przewiduje, że w celu obliczenia stawki za godzinę pracy należy podzielić ustaloną podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Przy wypłatach realizowanych 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, należy przyjąć liczbę godzin przepracowanych w miesiącach, za które dany składnik został naliczony. Dzięki temu zostanie zachowana zasada ekwiwalentności wynagrodzenia urlopowego wobec wynagrodzenia za pracę, zapisana w art. 172 K.p. Do jej naruszenia doszłoby w razie przyjęcia jako dzielnik liczby godzin pracy z miesięcy, w których wypłacono dany składnik zmienny. Z tego powodu, naszym zdaniem, taka interpretacja jest niepoprawna. Ostatnim działaniem jest pomnożenie stawki wynagrodzenia za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Załóżmy, że pracownik z poprzedniego przykładu otrzyma:

• 10 czerwca 2021 r.: wynagrodzenie godzinowe za maj w kwocie 2.736 zł (152 godz. pracy x 18 zł) oraz dodatek funkcyjny za maj w wysokości 273,60 zł (2.736 zł x 10%),
• 9 lipca 2021 r.: wynagrodzenie godzinowe za czerwiec w wysokości 3.024 zł (168 godz. pracy x 18 zł) oraz dodatek funkcyjny za czerwiec w kwocie 302,40 zł (3.024 zł x 10%),
• 10 sierpnia 2021 r.: wynagrodzenie godzinowe za lipiec w wysokości 3.168 zł (176 godz. pracy x 18 zł) oraz dodatek funkcyjny za lipiec w kwocie 316,80 zł (3.168 zł x 10%).

We wrześniu 2021 r. pracownik skorzysta z 10 dni (80 godz.) urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie urlopowe wyniesie 1.584 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa wymiaru: 2.736 zł + 273,60 zł + 3.024 zł + 302,40 zł + 3.168 zł + 316,80 zł = 9.820,80 zł,
• łączny wymiar czasu pracy: 152 godz. + 168 godz. + 176 godz. = 496 godz.,
• stawka za 1 godz. pracy: 9.820,80 zł : 496 godz. = 19,80 zł,
• wynagrodzenie urlopowe: 19,80 zł x 80 godz. = 1.584 zł.