Gazeta Podatkowa nr 63 (1834) z dnia 9.08.2021

Wynagrodzenie za czas badań kontrolnych pracownika

Pracownik po kilkumiesięcznej chorobie (udar mózgu) wrócił do pracy. Posiada on zaświadczenie lekarskie o zakończeniu leczenia. W dniu powrotu do pracy wysłaliśmy go na badania kontrolne. Z tego powodu był w tym czasie nieobecny w pracy przez 4 godziny. Czas przeprowadzenia przedmiotowych badań podlega zaliczeniu w tym dniu do czasu pracy pracownika.

1) Jak w takiej sytuacji należy obliczyć wynagrodzenie pracownika za czas przeprowadzania badań kontrolnych?

Pomimo trwającego stanu epidemii badania kontrolne należy wykonywać na zasadach ogólnych, określonych w art. 229 K.p. (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320). Trzeba wskazać, że w tym okresie badania tego rodzaju, a także badania wstępne mogą być wykonywane również przez innego lekarza niż lekarz medycyny pracy, a także w formie zdalnej. Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza traci moc po upływie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Mowa o tym w art. 12a ust. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.).

Badania kontrolne przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy. Tym samym czas ich przeprowadzenia przez pracownika zalicza się do czasu pracy.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie (art. 229 § 4 K.p.). W przypadku dłuższej choroby konieczne jest wykonanie badań kontrolnych mających na celu ustalenie zdolności pracownika do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. Przy czym badania te należy przeprowadzić, gdy pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni (choroba trwa co najmniej 31 dni). Za czas niewykonywania pracy spowodowany przeprowadzaniem badań kontrolnych pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Tak stanowi art. 229 § 3 Kodeksu pracy. Gdy badania te wymagają przejazdu do innej miejscowości, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów tego przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu pracodawca po powrocie pracownika do pracy po kilkumiesięcznej chorobie wysłał go na badania kontrolne, które trwały 4 godziny. Za ten czas pracownik zachował prawo do wynagrodzenia. Oblicza się je zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927). Przepis § 5 powołanego rozporządzenia przewiduje, że przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. Jednakże składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

2) W jaki sposób okres jego 4-godzinnej nieobecności w pracy mamy wykazać w imiennym raporcie ZUS RSA sporządzanym za pracownika?

W imiennym raporcie ZUS RSA płatnik składek (tu: pracodawca) nie wykazuje nieobecności pracownika w pracy z powodu przeprowadzania badań kontrolnych, na które został skierowany przez zakład pracy.

Za każdego ubezpieczonego płatnik składek ma obowiązek za każdy miesiąc kalendarzowy przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe. Mowa tu m.in. o imiennych raportach ZUS RCA i ZUS RSA. I tak, w formularzu:

• ZUS RCA - pracodawca informuje organ rentowy o należnych składkach na poszczególne ubezpieczenia,
• ZUS RSA - pracodawca informuje o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek (w dokumencie tym pracodawca wykazuje kwoty wypłaconych pracownikom świadczeń i okresy przerwy w opłacaniu za nich składek ubezpieczeniowych do ZUS).

Jak wskazano w odpowiedzi na pierwsze pytanie - za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzaniem badań kontrolnych pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Dodatkowo czas, w którym był on nieobecny w pracy w związku z koniecznością przeprowadzenia wskazanych badań, wlicza się mu do czasu pracy.

Oznacza to, że mimo iż pracownik w godzinach przeprowadzania badań kontrolnych był nieobecny w pracy i jej nie świadczył, to nadal podlegał w tym czasie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w organie rentowym. Są one dla niego bowiem obligatoryjne od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania.

Skoro czas poświęcony przez pracownika, o którym mowa w pytaniu, na przeprowadzenie badań kontrolnych nie powodował dla niego m.in. przerwy w podleganiu ubezpieczeniom w ZUS i w opłacaniu na nie składek, to nie ma potrzeby wykazywania pracownika w imiennym raporcie ZUS RSA.

Druki ZUS RSA i ZUS RCA dostępne są w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.