Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 3 (830) z dnia 20.01.2014

Czy ekwiwalent pieniężny za rozmowy telefoniczne jest wyłączony ze składek ZUS?

Pracownicy (pielęgniarki środowiskowe, położne środowiskowe oraz lekarze) w ramach służbowych kontaktów z pacjentami wykonują rozmowy telefoniczne ze swoich prywatnych telefonów komórkowych. Zamierzamy wypłacać im z tego tytułu stały miesięczny ekwiwalent pieniężny. Czy jego kwota będzie wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS?

Nie. Zgodnie z art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PDOF uzyskany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączone jest wynagrodzenie za czas choroby, zasiłki oraz przychody wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 powołanego wyżej rozporządzenia, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (w konsekwencji również na ubezpieczenie zdrowotne) wyłączone zostały ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika. Jednak aby ekwiwalent pieniężny, o którym mowa, był zwolniony ze składek ZUS na podstawie tego przepisu, powinien odzwierciedlać faktyczne wydatki poniesione przez pracownika w związku z wykorzystywaniem przez niego własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Z powyższego wynika, że z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych mogą być wyłączone jedynie faktyczne koszty związane z konkretnymi rozmowami z telefonów prywatnych, jakie ponoszą pracownicy przy wykonywaniu obowiązków służbowych. Gdyby więc pracodawca wyodrębnił połączenia służbowe wykonywane na jego rzecz (np. na podstawie przedłożonego przez pracownika billingu) i na tej podstawie zwracał pracownikom (w formie ekwiwalentu pieniężnego) poniesione koszty tych rozmów, to od kwoty takiego zwrotu składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie powinny być naliczane.

W przypadku jednak zwracania pracownikom jedynie części wydatków poniesionych z tytułu używania prywatnego telefonu do celów służbowych, w stałej zryczałtowanej wysokości, zwrot taki nie może być uznany jako ekwiwalent pieniężny. Tym samym będzie podlegać składkom ZUS.

Zapamiętaj!

Zwrot kosztów wypłaconych pracownikom z tytułu używania prywatnego telefonu do celów służbowych można uznać za ekwiwalent pieniężny, który będzie korzystał z wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS, gdy:

» wypłata nastąpi w formie pieniężnej,

» jego kwota odzwierciedla poniesione przez pracownika na ten cel wydatki,

» telefon jest wykorzystywany przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy,

» telefon stanowi własność pracownika.