Dodatek za rozłąkę wypłacany kierowcom transportu międzynarodowego a zwolnienie ze składek ZUS

Firma zatrudnia na umowę o pracę kierowców transportu międzynarodowego. Świadczą oni usługi przewozowe na terenie krajów UE oraz spoza UE. Pracodawca, chcąc zrekompensować pracownikom długi okres przebywania poza domem (w wyjazdach dwu-, a nawet trzytygodniowych), zamierza wypłacać im dodatek za rozłąkę (zgodnie z wprowadzonym zapisem w regulaminie wynagradzania). Czy dodatek za rozłąkę wypłacany ww. kierowcom będzie zwolniony ze składek ZUS?

Przepis wyłączający z podstawy wymiaru składek ZUS dodatku za rozłąkę nie ma zastosowania do pracowników-kierowców transportu międzynarodowego, gdyż nie są oni pracownikami czasowo przeniesionymi. Tym samym dodatek wypłacony takim pracownikom podlega składkom ZUS. Takie stanowisko prezentuje organ rentowy i Ministerstwo Infrastruktury.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o PDOF osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; Dz. U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.). Do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników, co do zasady, stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; Dz. U. z 2024 r. poz. 146 ze zm.).

Za przychody ze stosunku pracy - w rozumieniu przepisów o PDOF - uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zostały wyłączone przychody wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), zwanego rozporządzeniem składkowym. Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 18 tego rozporządzenia, podstawy wymiaru ww. składek nie stanowi dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne - do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Do kwestii wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom-kierowcom transportu międzynarodowego odniósł się organ rentowy w interpretacji indywidualnej z 10 stycznia 2025 r., znak: DI/200000/43/1155/2024. Zdaniem organu, wskazany wyżej przepis nie ma zastosowania do kierowców, gdyż nie są oni pracownikami czasowo przeniesionymi. Jak czytamy w tej interpretacji:

"(...) aby skorzystać z wyłączenia przewidzianego wskazanym powyżej przepisem (§ 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego - przyp. red.), konieczne jest przeniesienie pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone jest w zawartej z nim umowie o pracę. Przeniesienie to następuje zwyczajowo w ramach porozumienia pracownika z pracodawcą i musi mieć charakter tymczasowy (czasowy). Zatem płatnik nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne pod warunkiem, że faktycznie nastąpiła rozłąka pracownika z rodziną z powodu pracy poza stałym miejscem pracy lub stałym miejscem zamieszkania.

(...) takie czasowe oddelegowanie pracownika poza stałe miejsce pracy wiąże się z rozłąką z rodziną i aby zrekompensować pracownikowi te niedogodności, wypłacany jest dodatek za rozłąkę. Świadczenie to z założenia stanowi rodzaj zadośćuczynienia za czas, jaki zatrudniony musi spędzić z dala od bliskich. Podróż oraz wykonywanie pracy w różnych miejscach, a także wynikająca z tego faktu rozłąka z rodziną, nie stanowi w przypadku kierowców zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, zwłaszcza w przypadku przewozów międzynarodowych.

W konsekwencji powyższego należy stwierdzić, że dodatek za rozłąkę w sytuacji opisanej we wniosku, będzie stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. (...)"

Podobnie stwierdziło Ministerstwo Infrastruktury w odpowiedzi na pytania dotyczące stosowania przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 209) w zakresie wynagradzania kierowców realizujących międzynarodowe przewozy drogowe. Również zdaniem tego resortu ww. § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego nie ma zastosowania do kierowców, gdyż dotyczy on tylko i wyłącznie pracowników czasowo przeniesionych. Dodatek za rozłąkę jest dodatkowym, nieoskładkowanym świadczeniem wypłacanym pracownikom, którzy czasowo wykonują pracę w innym miejscu niż określone w umowie o pracę. Nie należą do nich kierowcy przewozów międzynarodowych.

Na marginesie wspomnijmy, iż ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych może mieć zastosowanie art. 26g ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2024 r. poz. 220). Zgodnie z tym przepisem, w przypadku ww. kierowców, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (w 2025 r. jest to kwota 8.673 zł), w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych nie wchodzą:

1) kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia;

2) należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:

a) noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006,

b) podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,

c) niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,

d) korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.