Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 5 (335) z dnia 1.03.2013

Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia a składki ZUS

Wypłat wynagrodzeń za dany miesiąc dokonujemy 27 dnia tego miesiąca. Pracownik po otrzymaniu wypłaty dostarczył zwolnienie lekarskie obejmujące kilka ostatnich dni miesiąca. Czy w celu potrącenia nadpłaconego wynagrodzenia musimy posiadać zgodę pracownika? Jak rozliczyć składki ZUS?

W przypadku odliczania nadpłaconego wynagrodzenia z wynagrodzenia za pracę i chorobowego zgoda pracownika nie jest potrzebna, a odliczenie nie jest limitowane. Z kolei potrącenie nadpłaty z zasiłku chorobowego jest możliwe jedynie za zgodą zainteresowanego. Postępowanie pracodawcy zależy jednak od tego czy jest to długotrwała niezdolność do pracy.

Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia z powodu nieobecności w pracy zostało uregulowane wprost w przepisach Kodeksu pracy. W myśl art. 87 § 7 K.p., z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Należy przy tym zauważyć, że odliczenia można dokonać tylko w kolejnym, bezpośrednio następującym terminie płatności, a więc przy następnej wypłacie wynagrodzenia. Tak też orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 kwietnia 1996 r. (sygn. akt I PRN 32/96) podkreślając, że przepisy Kodeksu pracy dotyczące ochrony wynagrodzenia za pracę mają charakter norm bezwzględnie obowiązujących. Przy czym art. 87 § 7 K.p. reguluje sytuację, w której pracownik nie zaciągnął wobec pracodawcy żadnego zobowiązania ani nie popełnił czynu niedozwolonego, który mógłby być źródłem takiego zobowiązania. Powołany przepis został przewidziany na okoliczność wypłacenia przez zakład pracy wynagrodzenia za dany okres z góry, po którym następuje nieobecność pracownika w pracy, za którą wynagrodzenie nie przysługuje. Wówczas pracodawca może odliczyć z wynagrodzenia za pracę to, co wcześniej wypłacił, ponieważ zobowiązywały go do tego terminy.

Wyjaśniamy też, że dyspozycją art. 87 i nast. K.p., które są przepisami o charakterze ochronnym, jest objęte nie tylko wynagrodzenie za efektywną pracę, ale wszelkie inne świadczenia o tym charakterze (w tym wynagrodzenie chorobowe), a także inne świadczenia zrównane, np. odprawy, nagrody itd. (por. wyroki SN z dnia 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 217/03, OSNP 2004/24/419 oraz z dnia 14 listopada 1996 r., sygn. akt I PKN 3/96, OSNP 1997/11/193).

W przypadku jednak, gdy ubezpieczony udokumentował dłuższą niezdolność do pracy i w następnym miesiącu otrzymuje zasiłek chorobowy, to potrącenie kwoty nadpłaconego wynagrodzenia w następnym miesiącu z zasiłku można dokonać tylko za zgodą pracownika. Tak też wyjaśnił ZUS w ust. 255 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej dostępnego na stronie internetowej www.zus.pl.

W podanych wyżej okolicznościach, zakładając, że niezdolność do pracy jest krótkotrwała i nadpłacone wynagrodzenie pracodawca odliczy w kolejnym miesiącu z wynagrodzenia za pracę, to za miesiąc, w którym wystąpiła choroba, dokona rozliczenia składek od wynagrodzenia jakie pracownik faktycznie uzyskał. Natomiast w kolejnym miesiącu podstawa wymiaru tych składek zostanie ustalona od wynagrodzenia za pracę pomniejszonego o odliczoną nadpłatę.

Pracownik ma ustalone wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej w wysokości 1.800 zł i jest ono wypłacane 27 dnia miesiąca za dany miesiąc. W dniu 28 stycznia 2013 r. pracownik zachorował i przedłożył zwolnienie lekarskie na okres do 8 lutego 2013 r.

Pracodawca nie posiadając jeszcze zwolnienia w dniu 25 stycznia (27 stycznia przypadł w niedzielę) wypłacił pełne wynagrodzenie - 1.800 zł, natomiast z wynagrodzenia za pracę za luty 2013 r. odliczył nadpłacone wynagrodzenie za 4 dni stycznia 2013 r. w kwocie 240 zł (1.800 zł : 30 = 60 zł; 60 zł x 4 dni = 240 zł) oraz 8/30 wynagrodzenia (60 zł x 8 dni = 480 zł) za dni choroby w lutym 2013 r. Za luty br. wynagrodzenie po odliczeniach wyniosło 1.080 zł (1.800 zł - 240 zł - 480 zł). Ponadto w tym miesiącu pracownik uzyskał wynagrodzenie chorobowe za 12 dni w kwocie 497,04 zł, zgodnie z wyliczeniem: 1.553,22 zł x 80% : 30 = 41,42 zł (stawka dzienna); 41,42 zł x 12 dni = 497,04 zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu (111,25 zł). Pracodawca jest uprawniony do pomniejszania zaliczki na podatek dochodowy o kwotę zmniejszającą podatek (46,33 zł).

Listy płac w tych miesiącach kształtowały się następująco:

Pracodawca z własnych środków opłacił część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz całą składkę na ubezpieczenie wypadkowe (ewentualnie także składki na Fundusz Pracy i FGŚP).

Gdyby pracodawca dokonywał wypłat wynagrodzeń 31 stycznia i do tego dnia otrzymał już zwolnienie lekarskie pracownika, to za styczeń br. pracownik uzyskałby wynagrodzenie za pracę w wysokości 1.560 zł (1.800 zł - 240 zł) oraz wynagrodzenie chorobowe w wysokości 165,68 zł (41,42 zł x 4 dni), natomiast za luty wynagrodzenie wyniosłoby 1.320 zł (1.800 zł - 480 zł), a wynagrodzenie chorobowe 331,36 zł (41,42 zł x 8 dni). Suma składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy za te 2 miesiące, a także wynagrodzenia do wypłaty byłoby identyczne z sumą tych kwot, według powyższego rozliczenia, co jest zobrazowane poniżej.

Gdyby jednak niezdolność do pracy była długotrwała, a tym samym w kolejnym miesiącu nie byłoby możliwości skorygowania podstawy wymiaru składek ZUS, to pracodawca powinien dokonać korekty listy płac za miesiąc, w którym pracownik zachorował. W dokumentach rozliczeniowych sporządzanych za ten miesiąc, w zależności od tego czy zostały one już przesłane do ZUS należy:

• rozliczyć składki ustalone od wynagrodzenia za pracę, które faktycznie pracownik powinien uzyskać (czyli pomniejszone o dni niezdolności do pracy) - jeśli nie przekazał jeszcze dokumentów rozliczeniowych albo
   
• sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc, wykazując tego pracownika z rozliczonymi składkami od "skorygowanego" wynagrodzenia - jeśli przekazał już dokumenty rozliczeniowe.

Na temat sposobu rozliczania nadpłaconego wynagrodzenia w związku z długotrwałą niezdolnością do pracy napiszemy w jednym z kolejnych numerów UiPP.