Niezapłacone składki ZUS a koszty

Właściciel firmy nie opłacił składek ZUS za 3 miesiące br. za siebie oraz pracowników i dlatego nie wpisałam ich do księgi podatkowej. Czy po zapłacie tych zaległych składek można je zaliczyć w koszty podatkowe (wpisać do księgi)?

Podatnik rozliczający się z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie księgi podatkowej może zapłacone składki na własne ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe (a także osób z nim współpracujących) zaliczać do kosztów uzyskania przychodów albo odliczyć je od dochodu. Stosowne regulacje w tym zakresie zawiera art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a) oraz ust. 13a ustawy o pdof. Wyboru sposobu uwzględniania składek na własne ubezpieczenia społeczne w podstawie opodatkowania podatnik dokonuje osobiście i stosuje w sposób ciągły.

W pierwszym przypadku, tj. gdy podatnik zdecyduje, że składki na własne ubezpieczenia społeczne będzie zaliczał do kosztów uzyskania przychodu, obowiązany jest wpisywać je do księgi podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" w tym miesiącu, w którym zostały one zapłacone (art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o pdof). Zapisu tego dokonuje się na podstawie dowodu potwierdzającego zapłatę, czyli najczęściej będzie to wyciąg bankowy.

Podatnik, który zapłacone składki na własne ubezpieczenia społeczne wpisze do księgi podatkowej, nie będzie mógł ich odliczyć od dochodu. Wynika to wprost z art. 26 ust. 13a ustawy o pdof. Spowodowałoby to bowiem dwukrotne uwzględnienie tych składek w podstawie opodatkowania podatkiem dochodowym (raz w momencie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów i wpisania ich w kolumnie 13 księgi podatkowej, a drugi raz poprzez odliczenie od dochodu).

Odnosząc się do składek ZUS od wynagrodzeń pracowników - w części finansowanej przez pracodawcę - należy zaznaczyć, że gdy pracodawca spóźni się z ich zapłatą do ZUS wówczas może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i wpisać do księgi podatkowej z uwzględnieniem art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o pdof.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu podatnik nie opłacił składek za 3 miesiące br. Będzie więc mógł wpisać je do księgi podatkowej po ich zapłaceniu. Podstawą ujęcia w księdze podatkowej składek ZUS może być wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie przelewu tych składek na rachunek bankowy ZUS.

Wraz z zaległymi składkami ZUS podatnik jest zobowiązany wpłacić odsetki za zwłokę. Nie wpisuje się ich do księgi, gdyż nie stanowią one kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o pdof).