A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (991) z dnia 10.07.2018

ZUS od zwrotu kosztów odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego

Zostaliśmy zmuszeni odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Zwróciliśmy koszty poniesionych przez niego udokumentowanych wydatków, jakie poniósł z tytułu wcześniejszego powrotu z tego urlopu do miejsca zamieszkania. Ponadto, w ramach zadośćuczynienia, wypłaciliśmy też rekompensatę za przerwaną część wypoczynku. Czy od wszystkich tych wypłat zobowiązani jesteśmy opłacić składki ubezpieczeniowe do ZUS?

Obowiązek składkowy powstanie w stosunku do kwoty wypłaconej pracownikowi rekompensaty za przerwany urlop wypoczynkowy. Z kolei składkom ZUS nie będzie podlegać kwota zwróconych mu kosztów, jakie poniósł z tytułu wcześniejszego powrotu z urlopu do miejsca zamieszkania. Wypłata ta ma bowiem bezpośredni związek z odwołaniem tego pracownika z urlopu.

Pracodawca po spełnieniu określonych warunków może odwołać pracownika z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Takie prawo przysługuje mu na podstawie art. 167 § 1 Kodeksu pracy. Z przepisu tego wynika, iż pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili jego rozpoczynania. Zwracamy uwagę, że ustawodawca, dając możliwość odwołania pracownika z urlopu jednocześnie wymaga od pracodawcy pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu, co wynika z art. 167 § 2 K.p. Wydatki te pracownik powinien odpowiednio udokumentować (np. przedkładając pracodawcy faktury bądź rachunki). Wszystkie te warunki zostały spełnione w omawianym przypadku.

Podstawę wymiaru składek ZUS dla pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PDOF, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Stanowi tak art. 18 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.). Definicję przychodu określa art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF.

Za przychód ze stosunku pracy - w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF - uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Stanowią go w szczególności wynagrodzenia (zasadnicze, za godziny nadliczbowe), różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Są to także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak też wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W analizowanym przypadku pracodawca zwrócił pracownikowi koszty poniesionych przez niego wydatków, jakie poniósł w związku z wcześniejszym jego powrotem z urlopu wypoczynkowego do miejsca zamieszkania. Kwota tej wypłaty nie stanowi jednak dla pracownika przychodu ze stosunku pracy. Jeżeli bowiem pracodawca zwraca konkretne koszty, które pracownik poniósł w związku z odwołaniem go z urlopu, z tym że pokrywa je do wysokości faktycznie poniesionej, udokumentowanej przez pracownika, wówczas otrzymane z tego tytułu świadczenie pieniężne nie generuje po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy. Nie stanowi ono bowiem przysporzenia majątkowego po stronie pracownika oraz innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ustawy o PDOF. Pracodawca, wypłacając pracownikowi omawiane świadczenie, dokonał jedynie zwrotu wydatków wcześniej przez niego poniesionych. W konsekwencji, tego rodzaju wypłacone świadczenie pracownikowi nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.

Z kolei gdy - tak jak ma to miejsce w omawianym przypadku - pracodawca dobrowolnie (tj. z własnej inicjatywy) wypłaci dodatkowo pracownikowi odwołanemu z urlopu wypoczynkowego w ramach zadośćuczynienia rekompensatę za przerwaną część tego urlopu, wówczas dla pracownika otrzymana z tego tytułu kwota będzie stanowiła przychód ze stosunku pracy podlegający składkom ZUS.

Przykład

Pracownik został odwołany z ostatnich 5 dni udzielonego mu urlopu wypoczynkowego, który miał zaplanowany zgodnie z planem urlopów. Na podstawie przedłożonych przez niego dokumentów, pracodawca wypłacił tej osobie 500 zł tytułem zwrotu wydatków poniesionych w związku z wcześniejszym powrotem z tego urlopu do miejsca zamieszkania. Dodatkowo tytułem zadośćuczynienia za przerwany urlop wypoczynkowy pracownik otrzymał rekompensatę w kwocie 400 zł.

Do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych pracodawca nie wliczy wypłaconej pracownikowi kwoty 500 zł, ponieważ odpowiada ona kosztom mającym bezpośredni związek z odwołaniem go z urlopu wypoczynkowego. Z kolei od kwoty wypłaconej jemu rekompensaty (tu: 400 zł) naliczy składki ubezpieczeniowe do ZUS (na ogólnych zasadach).