Ryczałt na dojazdy prywatnym samochodem do pracy zwiększy podstawę wymiaru składek ZUS

Zamierzamy zwracać pracownikowi koszty dojazdu do pracy prywatnym samochodem w formie miesięcznego ryczałtu. Czy kwota ryczałtu zwiększy podstawę wymiaru składek ZUS?

Przyznany pracownikowi ryczałt na dojazdy do pracy prywatnym samochodem będzie oskładkowany.

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników uwzględnia się przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o sus oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Nie wszystkie rodzaje przychodów należy jednak oskładkować. Przepis § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 z późn. zm.), dalej rozporządzenia składkowego, zawiera katalog przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek ZUS. I tak na mocy § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, nie uwzględnia się w niej korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Z literalnego brzmienia powołanej regulacji wynika, iż dotyczy ona m.in. zwolnienia ze składek ZUS korzyści materialnych wynikających z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 7 marca 2016 r. (sygn. akt III AUa 493/15) wyjaśnił, że: "Pojęcie środki lokomocji objęte przepisem § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. (...) obejmuje środki transportu publicznego oraz transportu organizowanego przez pracodawcę. (...) regulacja została wprowadzona celem umożliwienia pracodawcy organizacji »przejazdów« pracowników, czyli dojazdów do pracy, z pracy oraz w celu wykonywania obowiązków służbowych, a także innych przejazdów związanych z zatrudnieniem organizowanych przez pracodawcę (np. wyjazdy na majówkę, grzybobranie, do kina, teatru czy inne), bez obciążenia daniną na ubezpieczenia społeczne. Przy czym pojęcie środki lokomocji obejmuje także środki niepublicznego transportu, a więc także samochody osobowe, jako maszyny przeznaczone do przemieszczania się.".

ZUS, dokonując interpretacji przepisu § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, wyjaśnił, że dla zwolnienia z oskładkowania finansowane przez pracodawcę dojazdy do pracy środkami lokomocji powinny przybierać formę niepieniężną. Jak czytamy np. w interpretacji indywidualnej z 25 stycznia 2017 r. (znak WPI/200000/43/9/2017):

ZUS "(...) Konstrukcja powyższego przepisu rozporządzenia jednoznacznie wskazuje, iż aby móc zastosować wskazane wyłączenie, dana korzyść (...) musi wynikać z przepisów układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, przewidujących partycypację pracownika w przeniesieniu kosztów nabycia tych świadczeń. Ponadto dana korzyść musi przybrać formę niepieniężną (formę zakupu po niższych cenach niż detaliczne artykułu lub usługi). Jednocześnie należy zauważyć, że w sytuacji, gdy świadczenie przyznane pracownikowi jest w całości finansowane przez pracodawcę - stanowi ono podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia.

(...) Częściowa ich odpłatność polega w tym przypadku na partycypowaniu pracownika (choćby symbolicznym) w pokryciu kosztów zakupu artykułów, przedmiotów lub usług.

Powyższy przepis nie obejmuje zatem ekwiwalentów pieniężnych z tytułu ponoszonych kosztów przejazdów do pracy pracownikom przez pracodawcę. Przepis § 2 ust. 1 pkt 26 (...) wskazuje, że składki nie powinny być naliczane od przychodu jaki pracownik uzyskuje korzystając z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji przez co należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z transportu organizowanego przez pracodawcę. Na podstawie powołanego przepisu z podstawy wymiaru składek nie można wyłączyć ekwiwalentu pieniężnego jaki otrzymuje pracownik z przeznaczeniem na zakup biletu lub jako zwrot poniesionych kosztów związanych z kupnem biletu. (...)". Analogiczne stanowisko zajął ZUS w interpretacji indywidualnej z 7 lutego 2017 r. (znak WPI/200000/43/36/2017).

Biorąc pod uwagę interpretacje ZUS, na mocy powołanego na wstępie przepisu, nie podlega oskładkowaniu uzyskany przez pracownika przychód z tytułu bezpłatnego lub częściowo odpłatnego korzystania z transportu organizowanego przez pracodawcę, a w przypadku transportu publicznego - wówczas, gdy ma formę udostępnionych pracownikowi biletów. Natomiast ekwiwalent, pomimo że stanowi równowartość kosztów dojazdu do pracy, podlega oskładkowaniu. Skoro ZUS uznał, że ekwiwalent należy oskładkować, to tym bardziej ryczałt, stanowiący ustaloną z góry kwotę, podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS.

Odmienne stanowisko w kwestii wypłaty ekwiwalentu (ryczałtu) zajmuje Sąd Najwyższy. W wyroku z 3 kwietnia 2008 r. (sygn. akt II UK 172/07) uznał, że: "Każde przysporzenie majątkowe, w tym także ekwiwalenty pieniężne z tytułu ponoszonych kosztów przejazdów do pracy środkami lokomocji wypłacane pracownikom przez pracodawcę na podstawie aktów lub przepisów prawa pracy, podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).". Z kolei w wyroku z 22 czerwca 2015 r. (sygn. akt I UK 340/14) orzekł, że: "(...) W przepisach prawa nie ma zakazów, ale legalne przyzwolenie (...) zwrotu kosztów dojazdu do miejsca i z miejsca wykonywania pracy środkiem transportu niebędącym własnością pracodawcy w formie ryczałtu (...), które - co do zasady - nie stanowią przychodu z pracy dla celów podatkowych ani składkowych. (...)".

Zwracamy uwagę! Zgodnie z art. 83 ust. 1 pkt 3 ustawy o sus, ZUS wydaje decyzje w zakresie indywidualnych spraw dotyczących m.in. ustalania wymiaru składek i ich poboru. Tym samym płatnik składek, który nie zgadza się ze stanowiskiem ZUS dotyczącym wliczania danego rodzaju przychodu do podstawy wymiaru składek, może wystąpić do ZUS o wydanie decyzji. Od tej decyzji przysługuje odwołanie do właściwego sądu w terminie i według zasad określonych w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego. Odwołanie wnosi się na piśmie do ZUS, który wydał decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę. Jeżeli ZUS uzna odwołanie za słuszne, zmienia lub uchyla decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania. W tym przypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu. Jeżeli odwołanie nie zostanie w całości lub w części uwzględnione, ZUS przekazuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania, sprawę do sądu wraz z uzasadnieniem. Wyrok sądu (po uprawomocnieniu) będzie wiążący dla stron.

Płatnik składek będący przedsiębiorcą może też zwrócić się do ZUS o wydanie pisemnej interpretacji w sprawie oskładkowania wypłacanego pracownikowi ryczałtu z tytułu dojazdu do pracy własnym samochodem. Udzielenie interpretacji następuje w drodze decyzji, od której przysługuje odwołanie do sądu na zasadach określonych wyżej.