Ustalenie wynagrodzenia za czas urlopów okolicznościowego oraz wypoczynkowego

1) Pracownik otrzymuje wynagrodzenie o charakterze stałym (zasadnicze, dodatek funkcyjny, ryczałt za pranie odzieży roboczej) oraz zmiennym (premia, wynagrodzenie i dodatki za pracę w nadgodzinach). Jak obliczyć jego wynagrodzenie za urlop okolicznościowy, a jak za urlop wypoczynkowy? Nadmieniamy, że premia jest nowym składnikiem, wypłacanym od 2 miesięcy.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop okolicznościowy co do zasady przyjmuje się składniki zmienne z bieżącego miesiąca, a za urlop wypoczynkowy - z miesięcy poprzedzających. W zakresie wynagrodzenia o charakterze stałym miesięcznym, do którego nie zalicza się jednak ryczałtu za pranie, zasady są w obydwu przypadkach takie same. Dla udzielenia odpowiedzi przyjęliśmy, że pod pojęciem "urlop okolicznościowy" należy rozumieć zwolnienie od pracy wynikające z określonej okoliczności/zdarzenia, np. z tytułu wychowywania dziecka do 14 lat, z powodu urodzenia się dziecka albo zgonu i pogrzebu członka rodziny.

Przy obliczaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. Przy czym składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadało zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Nie dotyczy to:

zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia oraz
zwolnienia pracownicy w ciąży lub karmiącej dziecko piersią z obowiązku świadczenia pracy,

co do których stosuje się zasady urlopowe w całości. Tak wynika z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu.

Wynagrodzenie za czas urlopu ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem wymienionych w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. W katalogu tym nie ma żadnego z wymienionych w pytaniu, jednak ryczałt za pranie nie rekompensuje pracy, lecz wydatki leżące po stronie pracodawcy, które w taki sposób pokrywa. Nie podlega więc zaliczeniu do podstawy urlopowej.

Zwracamy uwagę! Sąd Rejonowy Gdańsk-Południe w wyroku z 6 czerwca 2016 r. (sygn. akt VI P 611/15), zakwalifikował ekwiwalent za pranie odzieży do podstawy ekwiwalentowej, którą ustala się w sposób zbliżony. Jednak w rozstrzyganej sytuacji: "(...) wykreowanie tego składnika miało służyć wyłączeniu części umówionego wynagrodzenia spod opodatkowania i oskładkowania (...)", nie wynikał on bowiem ani z regulaminu wynagradzania, ani regulaminu pracy. Dlatego sąd zaliczył go do świadczeń za pracę.

Przechodząc do metody obliczania wynagrodzenia za urlop, podstawę jego wymiaru stanowi wynagrodzenie ustalone według zasad przewidzianych w § 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia urlopowego (§ 8 ust. 3 tego aktu). A zatem należy do niej przyjąć składniki za okres do miesiąca, inne niż stałe miesięczne:

w zakresie urlopu okolicznościowego w wysokości wypłaconej w miesiącu wystąpienia tego urlopu,
w zakresie urlopu wypoczynkowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy (ewentualnie do 12 miesięcy) kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Tak ustaloną podstawę dzieli się przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona, otrzymując godzinową stawkę urlopową.

Składniki stałe wypłaca się w obydwu przypadkach bez wyodrębniania części za urlop.

W razie wprowadzenia do systemu wynagradzania nowych składników, przyznanych pracownikowi od niedawna (tu premii wypłacanej od 2 miesięcy), to powinny być one uwzględnione z okresu, za który zostały wypłacone. Zapewni to zachowanie dyspozycji art. 172 K.p., w myśl której wynagrodzenie urlopowe ma być równe wynagrodzeniu za pracę, a także § 10 rozporządzenia urlopowego, dającego podstawę do przeliczania wynagrodzenia stosownie do zmian.

Przykład

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 5.000 zł miesięcznie, dodatek funkcyjny w wysokości 300 zł miesięcznie oraz 50 zł tytułem ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Od września br. otrzymuje też zmienną premię, która wyniosła 490 zł we wrześniu br., 485 zł w październiku br., 415 zł w listopadzie br. W ostatnim z tych miesięcy odnotowano też 6 godzin nadliczbowych, za które pracownikowi wypłacono 308 zł.

Pracownik w listopadzie br. skorzystał z 2 dni (16 godz.) zwolnienia z tytułu wychowywania dziecka do 14 lat oraz 5 dni (40 godz.) urlopu wypoczynkowego. Pozostały czas rozkładowy przepracował. Wynagrodzenia są wypłacane w zakładzie w ostatnim dniu roboczym miesiąca, a zatem 30 listopada 2018 r. pracownik otrzymał:

pełne wynagrodzenie zasadnicze (5.000 zł) oraz dodatek funkcyjny (300 zł), a ponadto premię (415 zł) i wynagrodzenie za godziny nadliczbowe (308 zł),
wynagrodzenie za urlop okolicznościowy ze składników zmiennych w kwocie 105,12 zł (415 zł + 308 zł = 723 zł; 160 godz. - 16 godz. - 40 godz. + 6 godz. = 110 godz.; 723 zł : 110 godz. = 6,57 zł; 6,57 zł x 16 godz. = 105,12 zł),
wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze składników zmiennych w kwocie 113,20 zł (490 zł + 485 zł = 975 zł; 160 godz. + 184 godz. = 344 godz.; 975 zł : 344 godz. = 2,83 zł; 2,83 zł x 40 godz. = 113,20 zł).

Ponadto pracownik otrzymał ekwiwalent za pranie w wysokości przewidzianej w wewnętrznych przepisach zakładowych.

2) Jak obliczyć stawkę urlopową, gdy wynagrodzenie jest płatne 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego?

Zgodnie z § 9 rozporządzenia urlopowego, obliczając wynagrodzenie urlopowe podstawę wymiaru należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Sformułowanie przepisu nie jest jednoznaczne i w okolicznościach wskazanych w pytaniu poglądy doktryny w sprawie dzielnika do obliczenia godzinowej stawki wynagrodzenia urlopowego są rozbieżne. Część ekspertów jest zdania, że zgodnie z jego literalnym brzmieniem chodzi o liczbę godzin przepracowanych w miesiącach, w których wypłacono wynagrodzenie uwzględnione w podstawie. Z poglądem tym trudno się jednak zgodzić. Zastosowanie tego rozwiązania powodowałoby odejście od założeń ustawodawcy, gwarantujących pracownikowi wynagrodzenie urlopowe na poziomie analogicznym do wynagrodzenia za pracę.

W świetle powyższego uważamy, że w celu obliczenia stawki za godzinę urlopu należy zastosować dzielnik będący sumą godzin przepracowanych w miesiącach, za które dany składnik wynagrodzenia wypłacono.

Przykład

Załóżmy, że zakład pracy z przykładu zamieszczonego w odpowiedzi na pierwsze pytanie wypłaca wynagrodzenia 10. dnia następnego miesiąca. W takiej sytuacji w podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy zostałaby uwzględniona premia jedynie za wrzesień br., wypłacona w październiku br. Odpowiednio do tego dzielnikiem do obliczenia stawki za urlop byłaby liczba godzin przepracowanych we wrześniu br.