Obliczanie wynagrodzenia w razie zatrudnienia bądź jego ustania w trakcie miesiąca

1) W dniu 8 stycznia 2018 r. zatrudniliśmy pracownika za wynagrodzeniem określonym w stałej miesięcznej wysokości. Jak obliczyć jego wynagrodzenie za styczeń, jeżeli dzień wolny za Święto Trzech Króli wyznaczyliśmy w kwietniu?

W celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik nie przepracował pełnego miesiąca z uwagi na absencję inną niż tzw. zasiłkowa:

miesięczną stawkę dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, następnie
otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieprzepracowanych, dalej
obliczoną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Te same reguły stosuje się w przypadku obliczania wynagrodzenia pracownika, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca (np. w razie podjęcia pracy w trakcie miesiąca). Powyższe wynika z § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu.

Przez liczbę godzin do przepracowania, o której mowa w powołanej wyżej regulacji, należy rozumieć nominał miesiąca, a nie liczbę wynikającą z rozkładu pracownika. Tak wyjaśnił resort pracy w piśmie z 24 października 2014 r.

Przykład

W dniu 8 stycznia 2018 r. pracodawca zatrudnił pracownika na cały etat za wynagrodzeniem w kwocie 3.500 zł miesięcznie. W zakładzie obowiązuje system podstawowy w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym. Dzień wolny za Święto Trzech Króli (6 stycznia - sobota) wyznaczono na ostatni dzień kwietnia 2018 r.

Wymiary czasu pracy w 2018 r. podajemy w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl.

W świetle tego faktu w styczniu 2018 r. zaplanowano 176 godzin roboczych. Niezależnie od tego, dzielnikiem do obliczenia stawki obniżenia wynagrodzenia nowo zatrudnionego będzie 168 godzin (nominał miesiąca). Jego wynagrodzenie za ten miesiąc wyniesie 2.833,44 zł (3.500 zł : 168 godz. = 20,83 zł; 3.500 zł - 4 dni x 8 godz. x 20,83 zł = 2.833,44 zł).

2) W zakładzie obowiązuje system podstawowy w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym, a praca jest wykonywana od poniedziałku do piątku. Za 11 listopada 2017 r. - Narodowe Święto Niepodległości "oddaliśmy" pracownikom dzień wolny 29 grudnia 2017 r. Z jednym z pracowników przechodzącym na emeryturę rozwiązaliśmy umowę o pracę za porozumieniem stron 28 grudnia 2017 r., wyznaczając mu ten dzień jako wolny za ww. święto. Czy postąpiliśmy prawidłowo? Jak należało obliczyć jego wynagrodzenie za grudzień, jeśli pracownik był wynagradzany stawką miesięczną?

Czas pracy planuje się i rozlicza w cyklach odpowiadających okresom rozliczeniowym. Gdy umowa rozpoczyna się bądź kończy w jego trakcie, pracownika należy rozliczyć z czasu pracy w skróconym dla niego okresie.

Ważne: W razie ustania stosunku pracy w czasie (przed upływem) okresu rozliczeniowego pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, prawo do dodatku, jeżeli w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy, o których mowa w art. 129 K.p. (art. 151⁶ § 1 K.p.).

Normy, do których odwołuje się przepis to dobowa - co do zasady 8 godzin oraz średniotygodniowa - 40 godzin. O ile pierwsze przekroczenie łatwo ustalić już w momencie wystąpienia, co jest podstawą powszechnej opinii, iż należy je rekompensować na bieżąco, to drugie można stwierdzić dopiero po zakończeniu okresu - porównując wymiar czasu pracy (tu w skróconym okresie na skutek rozwiązania umowy) z liczbą godzin przepracowanych.

Przykład

Wymiar czasu pracy w zakładzie, o którym mowa w pytaniu, w trzecim okresie rozliczeniowym (wrzesień-grudzień) 2017 r. wnosił 656 godzin (40 godz. x 17 tyg. + 8 godz. x 1 dzień - 8 godz. x 4 święta). Pracownik był jednak zobowiązany przepracować tylko 648 godzin (40 godz. x 17 tyg. - 8 godz. x 4 święta), gdyż obowiązujący go okres rozliczeniowy uległ skróceniu do 28 grudnia 2017 r.

Przyjmując, że pracownik zgodnie z rozkładem, w tym odbierając dzień wolny za Narodowe Święto Niepodległości w dniu 28 grudnia 2017 r., przepracował łącznie 81 "ósemkowych" dni, to liczba roboczogodzin jest zgodna z wymiarem (81 dni x 8 godz. = 648 godz.). Nie doszło więc do naruszenia normy średniotygodniowej, co miałoby miejsce gdyby nie udzielono wolnego za święto.

Jeśli chodzi o ustalenie wynagrodzenia za grudzień 2017 r., to zastosowanie ma w tym przypadku powołany w odpowiedzi na pytanie 1 przepis § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu oraz wyjaśnienie resortu pracy z 24 października 2014 r. Dodajmy, że przepis ten obejmuje sytuację, gdy pracownik "przepracuje część miesiąca". Jeśliby przepracował wszystkie dni robocze (dzień 29 grudnia byłby dla niego wolny, tak jak następujące po nim sobota i niedziela), to nie byłoby podstaw do obniżania wynagrodzenia. Co więcej nastąpiłoby wówczas przekroczenie normy średniotygodniowej. Sytuacja ta nie ma miejsca w okolicznościach wskazanych w pytaniu, bowiem doszło do zmiany dnia wolnego względem pozostałych zatrudnionych. Do wyliczenia stawki godzinowej należy przyjąć miesięczny wymiar czasu pracy, obliczony w sposób przewidziany w art. 130 K.p. (tzw. nominał miesiąca).

Przykład

Pracownik z pytania był wynagradzany stawką 4.500 zł miesięcznie. Zatem za grudzień 2017 r. nabył prawo do wynagrodzenia w kwocie 4.263,12 zł, tj.:

nominał grudnia 2017 r.: 40 godz. x 4 tyg. + 8 godz. x 1 dzień - 8 godz. x 2 święta = 152 godz.,
stawka za godzinę: 4.500 zł : 152 godz. = 29,61 zł,
wynagrodzenie: 4.500 zł - 8 godz. x 29,61 zł = 4.263,12 zł.