Wliczanie nagrody do podstawy wymiaru zasiłków w zależności od zapisu w przepisach płacowych

Pracownik otrzymuje nagrodę miesięczną za wykonanie określonych czynności. W regulaminie wynagradzania zamieściliśmy zapis, w myśl którego "pracownik nie zachowuje prawa do nagrody za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego do 33 dni oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego". Chcielibyśmy, aby nagroda była wliczana także do podstawy wymiaru zasiłków. Jak w związku z tym powinien brzmieć zapis w regulaminie?

Zaprezentowany w pytaniu zapis regulaminu wynagradzania jest wystarczający dla celów wliczania nagrody do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby, jak i zasiłków z ubezpieczenia społecznego (zarówno z ubezpieczenia chorobowego, jak i ubezpieczenia wypadkowego).

Podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego, zwanych dalej świadczeniami chorobowymi, ustala się zgodnie z przepisami ustawy zasiłkowej (art. 92 § 2 K.p., art. 9 ust. 3 ustawy wypadkowej). A zatem przyjmuje się do niej przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe. Przy wliczaniu do podstawy wymiaru poszczególnych składników wynagrodzenia należy mieć na uwadze przepis art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej.

Ważne: W podstawie wymiaru świadczeń chorobowych nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, które w myśl obowiązujących u pracodawcy przepisów płacowych albo umów o pracę (u pracodawców niemających obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania) przysługują za okres pobierania tych świadczeń.

Brak odpowiednich postanowień o zachowywaniu prawa do nagrody za okresy pobierania świadczeń chorobowych jest wystarczającą przesłanką do uznania, że nie przysługuje ona za te okresy i powinna być przyjęta do ustalenia podstawy ich wymiaru. Gdyby jednak, pracodawca udokumentował, że nagroda jest pracownikowi wypłacana za okresy pobierania świadczeń, to nie uwzględnia się jej w podstawie ich wymiaru (por. ust. 218 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej dostępnego na stronie internetowej www.zus.pl).

Zamieszczenie w regulaminie wynagradzania zapisu, że pracownik nie zachowuje prawa do nagrody w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego oznacza, iż powinna ona zostać zmniejszona za miesiąc, w którym pracownik otrzymał: wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne (zarówno z ubezpieczenia chorobowego, jak i ubezpieczenia wypadkowego), zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy.

Ze sposobu zmniejszania nagrody za dany miesiąc w związku z pobieraniem świadczeń chorobowych wynika, czy podlega ona wliczeniu do podstawy wymiaru tych świadczeń po uzupełnieniu, czy też w kwocie faktycznie uzyskanej.

Ważne: Nagrody (a także inne składniki wynagrodzenia), które zgodnie z określonymi przez pracodawcę zasadami ich wypłaty są proporcjonalnie pomniejszane za okresy pobierania świadczeń chorobowych, podlegają uwzględnieniu w podstawie ich wymiaru po uzupełnieniu.

Jeśli pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych:

określił inny niż proporcjonalny sposób zmniejszania nagrody za okresy pobierania świadczeń chorobowych (np. kwotowo lub procentowo), bądź też
nie umieścił żadnego zapisu dotyczącego zasad zmniejszania nagrody za okresy pobierania świadczeń chorobowych (tak jak w sytuacji przedstawionej w pytaniu),

to nagroda podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru w kwocie faktycznie uzyskanej, bez uzupełnienia.

Przykład

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 2.600 zł oraz nagrody miesięczne w kwocie 200 zł. Zgodnie z regulaminem wynagradzania nie zachowuje on prawa do nagrody za okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego. W praktyce pracodawca nie wypłaca nagrody, jeśli niezdolność pracownika do pracy trwała cały miesiąc, natomiast w razie kilkudniowej absencji nagroda jest wypłacana w kwocie niższej, według uznania pracodawcy (czyli jest pomniejszana nieproporcjonalnie).

W okresie od 25 do 30 maja 2015 r. (6 dni) pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby. Wcześniej chorował przez 7 dni stycznia 2015 r., wskutek czego za ten miesiąc otrzymał wynagrodzenie w kwocie 1.993,31 zł oraz 170 zł nagrody.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego za 6 dni maja 2015 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od maja 2014 r. do kwietnia 2015 r., tj.:

za okres od maja do grudnia 2014 r.: wynagrodzenie w wysokości 17.948,32 zł (2.243,54 zł x 8 m-cy) i nagroda w kwocie 1.380,64 zł (172,58 zł x 8 m-cy),
za styczeń 2015 r.: wynagrodzenie po uzupełnieniu w wysokości 2.243,54 zł i nagroda w kwocie faktycznie uzyskanej 146,69 zł,
za okres od lutego do kwietnia 2015 r.: wynagrodzenie w wysokości 6.730,62 zł (2.243,54 zł x 3 m-ce) i nagroda w kwocie 517,74 zł (172,58 zł x 3 m-ce).

Ww. kwoty zostały pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika.

Łącznie za ww. okres pracownik uzyskał wynagrodzenie w wysokości 26.922,48 zł i nagrodę w kwocie 2.045,07 zł.

Wynagrodzenie chorobowe za 6 dni maja 2015 r. wyniosło 386,22 zł, według wyliczenia:

(26.922,48 zł + 2.045,07 zł) : 12 m-cy = 2.413,96 zł (podstawa wymiaru),

2.413,96 zł x 80% : 30 = 64,37 zł (stawka dzienna),

64,37 zł x 6 dni = 386,22 zł.