Gazeta Podatkowa nr 42 (2125) z dnia 23.05.2024

Zmiana regulaminu wynagradzania a podstawa wymiaru zasiłku

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych należnych pracownikowi istotne znaczenie mają zapisy w regulaminie wynagradzania dotyczące poszczególnych składników wynagrodzenia. Zdarza się jednak, że regulamin ten ulega zmianie, której konsekwencją jest przeliczenie ustalonej wcześniej podstawy, nawet w trakcie okresu należnego świadczenia.

Podstawa zasiłku

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych należnych pracownikowi brane jest pod uwagę wynagrodzenie:

• wypłacone mu za okres 12 lub - przy krótszym okresie zatrudnienia - pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia poprzedzających powstanie niezdolności do pracy/prawa do świadczenia,
• rozumiane jako przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe.

Jedynie w razie powstania niezdolności do pracy/prawa do świadczenia przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy.

Kwestię tę regulują art. 36 ust. 1 i ust. 2, art. 37 i art. 3 pkt 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2780), zwanej ustawą zasiłkową.

Wynagrodzenie z pewnym wyłączeniem

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Uzupełniając to zagadnienie, organ rentowy w swoim komentarzu do ustawy zasiłkowej dostępnym na stronie internetowej www.zus.pl, precyzuje, iż w razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku należy uznać, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku.

Ponadto, za sprawą art. 41 ust. 2 i ust. 3 ustawy zasiłkowej, składników wynagrodzenia:

• przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu, albo
• których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu,

nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należnego odpowiednio za okres po tym terminie lub po zaprzestaniu jego wypłaty.

Prawidłowe dane

Pracodawca:

• ustalając podstawę zasiłku dla celów wypłaty wynagrodzenia chorobowego i - gdy posiada uprawnienia płatnika zasiłków - świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego i zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego lub
• wypełniając zaświadczenie płatnika składek, sporządzone na druku Z-3, w celu ustalenia przez ZUS wysokości należnych pracownikowi świadczeń chorobowych z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego,

powinien dokładnie przeanalizować, czy dany składnik wynagrodzenia, zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami jego wypłaty, należy:

• uwzględnić w podstawie i/lub
• wykazać w druku Z-3,

z ewentualnym uwzględnieniem daty zaprzestania wypłaty danego składnika, skutkującej wyłączeniem go z podstawy wymiaru świadczenia.

Jeżeli pracownikowi przysługuje składnik wynagrodzenia przyznany do określonego terminu, informację na ten temat w zaświadczeniu Z-3 należy podać w pkt 5 sekcji "Informacje o składnikach wynagrodzenia", ze wskazaniem daty, do której składnik ten przysługuje oraz jego kwoty za poszczególne miesiące/okresy, żeby organ rentowy wiedział, od kiedy i w jakiej wysokości wyłączyć ten składnik z podstawy wymiaru zasiłku.

Trzeba jednak pamiętać, iż zgodnie ze stanowiskiem ZUS:

• w przypadku gdy likwidowany składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia, zasada wyłączenia go z podstawy wymiaru zasiłku nie ma zastosowania - o tej okoliczności trzeba jednak wspomnieć w zaświadczeniu Z-3, np. poprzez stosowny zapis w pozycji "Uwagi",
• składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania zasiłku przysługującego w czasie ubezpieczenia, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia - tym samym należy je wykazać w zaświadczeniu Z-3.

Zmiana regulaminu

Okolicznością uzasadniającą przeliczenie podstawy wymiaru świadczenia lub konieczność złożenia korekty zaświadczenia Z-3 może być także zmiana regulaminu wynagradzania, polegająca na zmianie zasad wypłaty danego składnika wynagrodzenia (patrz tabela). W jej efekcie może się bowiem okazać, że:

• nieuwzględniany wcześniej składnik wynagrodzenia od dnia zmiany zasad jego wypłaty należy doliczyć do podstawy zasiłku,
• lub odwrotnie - uwzględniany wcześniej składnik wynagrodzenia od dnia zmiany zasad jego wypłaty należy wyłączyć z podstawy zasiłku.