Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 31 (1074) z dnia 1.11.2020

Wprowadzenie zasad rozliczania podróży służbowych do regulaminu wynagradzania

Koszty podróży służbowych dotychczas rozliczane były w firmie według rozporządzenia delegacyjnego. Aktualnie chcielibyśmy zmodyfikować te zasady i zapisać je w funkcjonującym u nas regulaminie wynagradzania. Jak taką zmianę przeprowadzić oraz czy obowiązują tu jakieś ograniczenia, jeżeli chodzi o zakres i wysokość świadczeń delegacyjnych?

Przy wprowadzaniu zmian do istniejącego już regulaminu wynagradzania obowiązują te same zasady co przy wprowadzaniu regulaminu.

Z pytania możemy się domyślać, że mamy tu do czynienia z pracodawcą spoza sfery budżetowej, ponieważ zgodnie z art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy, tylko u takiego pracodawcy warunki wypłacania należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych mogą być określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty tym układem lub nie jest zobowiązany do wprowadzenia wspomnianego regulaminu.

Z pytania wynika także, że dotychczas delegacje rozliczane były zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej: rozporządzenia delegacyjnego. Oznacza to, że funkcjonujący w firmie regulamin wynagradzania nie podejmował tej kwestii.

Aktualnie pracodawca chce to zmienić i zasady te umieścić w wspomnianym dokumencie. Trzeba jasno zaznaczyć, że przepisy nie określają zasad wprowadzania zmian w istniejących już regulaminach wynagradzania, niemniej w piśmiennictwie przyjmuje się, że są one identyczne jak przy wprowadzaniu nowego regulaminu.

Oznacza to m.in., że:

• jeżeli w firmie nie funkcjonują związki zawodowe, zmianę regulaminu pracodawca będzie mógł wprowadzić samodzielnie (art. 77² § 4 K.p.),
   
• jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, zmiany będą musiały być z nią uzgodnione; bez uzyskania zgody związków zawodowych pracodawca nie może ich wprowadzić (art. 77² § 4 K.p.),
   
• jeżeli w zakładzie działa więcej niż jedna organizacja związkowa i organizacje te nie przedstawią w ciągu 30 dni (od dnia przekazania przez pracodawcę stosownego dokumentu) wspólnego stanowiska w sprawie planowanych zmian, decyzję o ich wprowadzeniu będzie mógł podjąć samodzielnie pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych - Dz. U. z 2019 r. poz. 263),
   
• pracownicy powinni być poinformowani przez pracodawcę o wprowadzonych zmianach w sposób przyjęty w zakładzie (art. 241¹² § 2 pkt 1 w związku z art. 77² § 5 K.p.),
   
• zmiany wprowadzone w regulaminie wejdą w życie po upływie dwóch tygodni od podania ich do wiadomości pracownikom (art. 77² § 6 K.p.),
   
• korzystniejsze postanowienia regulaminu, z dniem ich wejścia w życie, zastąpią z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy (art. 241¹³ § 1 w związku z art. 77² § 5 K.p.),
   
• postanowienia mniej korzystne dla pracowników będą wymagały wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy, przy czym nie mają wówczas zastosowania przepisy ograniczające możliwość takich wypowiedzeń (art. 241¹³ § 2 w związku z art. 77² § 5 K.p.).

Jeżeli zaś chodzi o ograniczenia co do świadczeń delegacyjnych przyznawanych u pracodawców spoza sfery budżetowej, to art. 77⁵ § 4 K.p. wprowadza tylko jedno, a mianowicie - przepisy zakładowe nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza nim na poziomie niższym niż aktualna dieta krajowa określona w rozporządzeniu delegacyjnym.

Warto jednak zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 marca 2016 r. (sygn. akt II PK 3/15), mówiący o tym, że: "Artykuł 77⁵ § 5 K.p., w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3 (czyli nie zawiera uregulowań dotyczących warunków wypłacania wszystkich należności z tytułu podróży służbowej), stanowi, że pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2. Oznacza to, że przepisy wykonawcze ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 K.p.). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze. (...)"

Podobnie uznał Sąd Najwyższy w uchwale składu 7 sędziów z dnia 12 czerwca 2014 r. (sygn. akt II PZP 1/14), dotyczącej ryczałtu za nocleg dla kierowców w transporcie międzynarodowym. SN wskazał w tej uchwale, że odbycie przez kierowcę noclegu w kabinie nie może być traktowane jako zapewnienie bezpłatnego noclegu w rozumieniu rozporządzenia delegacyjnego i w takiej sytuacji kierowcy przysługuje ryczałt za nocleg "(...) na warunkach i w wysokości określonych w § 9 ust. 1-3 tego rozporządzenia (delegacyjnego - przyp. red.) albo na korzystniejszych warunkach i wysokości, określonych w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub innych przepisach prawa pracy." Nie można więc wykluczyć pewnego ryzyka zakwestionowania tych regulacji zakładowych lub zapisów umowy o pracę, które ustalają należności delegacyjne na niższym poziomie, niż to wynika z przepisów rozporządzenia delegacyjnego (z wyjątkiem zapisów dotyczących wysokości diety zagranicznej, gdyż możliwość ich mniej korzystnego uregulowania wynika wprost z art. 77⁵ § 4 K.p.).