Tryb przeprowadzania zmiany przepisów zakładowych

W naszym zakładzie obowiązują regulaminy pracy i wynagradzania wprowadzone wiele lat temu. Niektóre zapisy są przestarzałe, dlatego chcemy wprowadzić nowe regulaminy (niektóre zapisy dodać, niektóre usunąć). Jak formalnie powinna przebiegać procedura wycofania poprzednich regulaminów i wprowadzenia nowych? Czy wystarczy tylko poinformować o tym pracowników, czy też trzeba dać im wypowiedzenia zmieniające?

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników jest zobowiązany utworzyć regulamin pracy i wynagradzania, chyba że jest objęty układem zbiorowym pracy (art. 77² i art. 104 K.p.). Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują utraty mocy obowiązującej regulaminów ze względu na to, że stan zatrudnienia w danym zakładzie spadł poniżej poziomu zobowiązującego do ich tworzenia. Nie zawierają też regulacji dotyczących ewentualnej rezygnacji z tych aktów prawa zakładowego, np. z powodu przestarzałych zapisów w tych aktach. W związku z tym na gruncie praktycznym pojawiały się pytania, czy i w jaki sposób pracodawca może dokonać rezygnacji z regulaminu pracy i wynagradzania, np. z powodu ustania obowiązku ich tworzenia lub chęci wydania nowych, uaktualnionych regulaminów.

W tej kwestii - w kontekście rezygnacji z regulaminów zakładowych po spadku zatrudnienia w danym zakładzie poniżej 50 pracowników - wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (patrz ramka). Resort pracy uznał, że w takiej sytuacji pracodawca może zrezygnować z regulaminu pracy i wynagradzania. Jednak w tym przypadku konieczne jest odpowiednie zastosowanie procedury obowiązującej przy ich wprowadzaniu.

Przywołane stanowisko można, w mojej ocenie, w pewnym zakresie zastosować w przedstawionej sprawie.

Pracodawca, o którym mowa w pytaniu, chciałby zrezygnować z dotychczasowego regulaminu pracy i wynagradzania nie z uwagi na spadek zatrudnienia poniżej 50 pracowników, ale ze względu na przestarzałe zapisy tych aktów. Biorąc pod uwagę, że regulaminy zakładowe są, co do zasady, bezterminowe, wydaje się, że bardziej zasadne w tej sytuacji jest nie tyle uchylenie regulaminów, co przygotowanie aneksu do nich. Aneksy te zawierałyby ujednoliconą wersję regulaminów, z naniesieniem niezbędnych korekt. Aneksy zastąpiłyby poprzednie regulaminy, przy czym mogą one wejść w życie najwcześniej po upływie dwóch tygodni od ich ogłoszenia pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty. Przy wprowadzeniu aneksu należy odpowiednio stosować przepisy dotyczące wprowadzenia regulaminów.

Jeżeli jednak pracodawca w drodze zmiany regulaminu wynagradzania pozbawi pracownika konkretnych świadczeń czy uprawnień, to usunięcie zapisów przyznających te świadczenia/uprawnienia nie spowoduje zmiany warunków płacowych danego pracownika. Trzeba będzie je najpierw wypowiedzieć lub zmienić w trybie porozumienia stron.

Nie ma tu znaczenia, że aneks do regulaminu może wejść w życie wcześniej w odniesieniu do ogółu zatrudnionych.

"(...) wejście w życie (...) zmian w Kodeksie pracy od 1 stycznia 2017 r. (odnoszących się do zmiany Kodeksu pracy polegającej na wprowadzeniu od 1 stycznia 2017 r. progu zatrudnienia 50 pracowników jako zobowiązującego do tworzenia regulaminów wynagradzania i pracy, zamiast 20 pracowników - przyp. red.) nie spowodowało, że regulaminy (...) obowiązujące u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników utraciły swoją moc prawną. Nie jest również konieczna rezygnacja pracodawców z tych regulaminów.

Natomiast pracodawcy mogą zrezygnować z tych regulaminów (...). (...) przyjmuje się, że regulaminy te mogą być uchylone w takim samym trybie, w jakim są one wprowadzane w zakładzie pracy. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 stycznia 2017 r.