Skutki przyznawania wyższej płacy zasadniczej od określonej w regulaminie wynagradzania

Na jakie konsekwencje może narazić się pracodawca, który przyzna pracownikom wynagrodzenie wyższe niż określone dla poszczególnych stanowisk w tabeli wynagrodzenia zasadniczego w regulaminie wynagradzania? Nadmieniamy, że pracodawcą jest niepubliczna specjalistyczna placówka edukacyjno-leczniczo-rehabilitacyjna dla dzieci i młodzieży.

Niepubliczna specjalistyczna placówka edukacyjno-leczniczo-rehabilitacyjna dla dzieci i młodzieży prowadzi działalność na podstawie przepisów oświatowych i leczniczych (zdrowotnych). Ze względu na różnorodność grup pracowniczych w zakresie warunków wynagradzania:

nie stosuje ustawy Karta Nauczyciela, dalej ustawy KN, ponieważ art. 91b ust. 2 nie odsyła do żadnych regulacji płacowych tego aktu prawnego; ustawa KN obowiązuje w takiej placówce w obszarze wskazanym w art. 10a i 91b ustawy KN, mimo że art. 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2024 r. poz. 737 z późn. zm.) mógłby sugerować, że wszystkie prawa i obowiązki nauczycieli są uregulowane w ustawie KN,
pokrywa wynagrodzenia z dotacji otrzymanych zgodnie z ustawą z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 754 z późn. zm.) do limitów wskazanych w art. 35 ust. 1 pkt 1 tej ustawy,
jest objęta ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773) oraz ustawą z dnia 8 czerwca 2017 r. o sposobie ustalania najniższego wynagrodzenia zasadniczego niektórych pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2139),
podlega regulacjom Kodeksu pracy, w tym art. 78-92 K.p. (m.in. o ochronie wynagrodzenia za pracę) i art. 77² K.p. (o regulaminie wynagradzania) na podstawie art. 5 K.p., art. 66 ust. 1 ustawy o rehabilitacji, art. 91c ust. 1 ustawy KN.

Obowiązujący w takiej placówce (jak u Czytelnika) regulamin wynagradzania składa się z obowiązkowych warunków wynagradzania i ewentualnie fakultatywnych zasad dotyczących innych świadczeń związanych z pracą (art. 77² § 1-2 K.p.). Jego treść nie może być mniej korzystna niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 K.p.). Jest on źródłem prawa i aktem o charakterze normatywnym, którego postanowienia interpretuje się według zasad obowiązujących przepisy powszechne (art. 9 § 1 K.p. oraz m.in. wyroki SN z 14 maja 2024 r., sygn. akt I PSKP 15/23 i z 18 czerwca 2024 r., sygn. akt I PSKP 4/24, OSNP 2025/3/25).

Ważne: Jeżeli pracodawca wprowadza mniej korzystne zapisy do regulaminu wynagradzania, musi wypowiedzieć pracownikom dotychczasowe warunki umowy o pracę lub innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy (art. 241¹³ § 2 w zw. z art. 77² § 5 K.p.).

Z kolei korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania, z dniem ich wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy (art. 241¹³ § 1 w zw. z art. 77² § 5 K.p.). Przyznanie i wypłatę wynagrodzenia zasadniczego w wyższych stawkach niż regulaminowe (o czym mowa w pytaniu) należy ocenić jako korzystniejsze dla pracowników. Gdyby Czytelnik dokonał tej czynności bez zmiany tabeli wynagrodzenia zasadniczego w regulaminie wynagradzania, nie popełniłby wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym, a więc nie grozi mu z tego tytułu grzywna. Kara w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł jest przewidziana jedynie za bezpodstawne zaniżanie wynagrodzenia (art. 282 § 1 pkt 1 K.p.).

Wydaje się, że w omawianym przypadku Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) nie sięgnie po restrykcyjne sankcje, jeśli uzna działanie placówki z pytania jako naruszające regulamin wynagradzania. Może bowiem skierować wystąpienie lub wydać polecenie do usunięcia zaistniałej niezgodności między praktyką płacową a postanowieniami regulaminowymi (art. 10 ust. 1 pkt 1 i art. 11 pkt 8 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, Dz. U. z 2024 r. poz. 1712). Aby tego uniknąć Czytelnik powinien zaktualizować regulaminową tabelę wynagrodzenia zasadniczego do wysokości faktycznie wypłacanych (zarówno wtedy, gdy wyższe stawki wypłacał/planuje wypłacać tylko przez określony czas, jak i na stałe).

Ważne: Regulamin wynagradzania to wyraz woli pracodawcy co do sposobu funkcjonowania jego zakładu w aspekcie regulacji płacowych (por. uzasadnienie wyroku SN z 14 maja 2024 r., sygn. akt I PSKP 15/23).

W judykaturze regulamin wynagradzania jest traktowany jako jednostronny akt pracodawcy, nawet jeżeli jego przyjęcie nastąpiło w uzgodnieniu z organizacją (organizacjami) związkową (por. m.in. wyroki SN z 9 maja 2018 r., sygn. akt II PK 60/17 i z 12 października 2017 r., sygn. akt II PK 269/16, OSNP 2018/7/92). Pracodawca może więc zmienić jego postanowienia w trybie, jaki obowiązuje przy wprowadzaniu regulaminu, ponieważ nie ma odrębnych przepisów prawa w tym zakresie. W takim razie Czytelnik:

uzgadnia treść zmiany z zakładową organizacją związkową, a przy jej braku decyduje samodzielnie (art. 77² § 4 K.p.),
podaje treść zmiany do wiadomości pracowników w sposób u niego przyjęty, gdyż po 2 tygodniach od dnia, w którym to uczyni, zmiana regulaminu wejdzie w życie (art. 77² § 6 K.p.).

Zasadniczo art. 77² § 6 K.p. wyklucza jakikolwiek inny termin wejścia w życie samego regulaminu wynagradzania i modyfikacji jego treści. Z kolei w wyroku z 30 listopada 2022 r. (sygn. akt I ACa 952/20) Sąd Apelacyjny w Poznaniu uznał, że nie ma podstaw (również w drodze analogii) do rozciągania pojęcia "ustawa" użytego w art. 3 K.c. na wewnątrzkorporacyjne akty regulujące działalność osób prawnych lub innych podmiotów, którym ustawodawca przyznał zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych (statuty, uchwały, regulaminy itp.). Jednak Czytelnik może rozważyć zmianę tabeli wynagrodzenia zasadniczego zawartą w regulaminie wynagradzania z mocą wsteczną od dnia faktycznych wypłat w wyższych stawkach.

Według art. 3 K.c. ustawa może mieć moc wsteczną, jeżeli tak wynika z jej brzmienia lub celu. Pojęcie "ustawa" interpretuje się szeroko (por. m.in. uchwała w składzie 7 sędziów SN z 25 marca 1997 r., sygn. akt III CZP 126/96, OSNC 1997/8/97 oraz Kodeks cywilny. Komentarz, red. prof. dr hab. Konrad Osajda, dr Witold Borysiak, C.H. Beck 2024, kom. do art. 3). Podwyższenie stawek płacy zasadniczej ma zaś charakter korzystny, zatem nie narusza generalnych zasad niedziałania prawa wstecz (łac. lex retro non agit) oraz ochrony praw nabytych, których źródło stanowi art. 2 Konstytucji RP.