A A A

Gazeta Podatkowa nr 89 (2277) z dnia 6.11.2025

Zmiana regulaminu wynagradzania a podstawa wymiaru świadczeń chorobowych

W podstawie wymiaru świadczenia chorobowego należnego pracownikowi uwzględnia się, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, także inne oskładkowane składniki wynagrodzenia, ale tylko te, które podlegają zmniejszeniu za okres danej nieobecności w pracy. Zmiana regulaminu wynagradzania w zakresie wypłaty danego składnika wynagrodzenia może zatem mieć wpływ na tę podstawę, przy czym nie wcześniej niż od daty tej zmiany.

Wynagrodzenie w podstawie zasiłku

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem, co do zasady, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy.

W przypadku gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem:

ww. okresu - podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia,
pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego - podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy (patrz Tabela 1).

Co istotne, brane tu jest pod uwagę wynagrodzenie:

uzyskane u płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w trakcie którego powstała niezdolność do pracy,
rozumiane jako przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika.

Tabela 1. Ustalanie wysokości wynagrodzenia, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy

Gdy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie

Do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się

w stałej miesięcznej wysokości

wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy¹

zmienne i pracownik w uwzględnianym miesiącu przepracował choćby 1 dzień

wynagrodzenie miesięczne obliczone przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym miesiącu

zmienne i pracownik w uwzględnianym miesiącu nie osiągnął żadnego wynagrodzenia

-	kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconą za uwzględniany miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy lub
-	minimalne wynagrodzenie za pracę (odpowiednie do wymiaru świadczonej pracy) po zmniejszeniu o wartość odpowiadającą 13,71% - gdy kwoty wynagrodzenia nie można ustalić według powyższych zasad.

¹	Po zmniejszeniu o wartość składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków pracownika, co do zasady, odpowiadającej 13,71%.

Wyłączanie/uzupełnianie wynagrodzenia

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika za uwzględniany okres, przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Jeżeli jednak w uwzględnianym okresie pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
przyjmuje się, po stosownym uzupełnieniu (patrz Tabela 1) wynagrodzenie:

z miesięcy, w których przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy albo
za wszystkie miesiące po stosownym uzupełnieniu - jeżeli w uwzględnianym okresie pracownik w każdym miesiącu z przyczyn usprawiedliwionych wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy.

Kwestię tę reguluje art. 36 ust. 1 i ust. 2, art. 37 oraz art. 38 z uwzględnieniem art. 3 pkt 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 501), zwanej ustawą zasiłkową.

Zdarza się, że wynagrodzenie pracownika składa się zarówno ze składników stałych, jak i zmiennych. Wówczas przy jego uzupełnianiu należy stosować odpowiednią dla każdego z jego składników metodę uzupełniania, z uwzględnieniem stanowiska organu rentowego, zawartego w komentarzu do ustawy zasiłkowej, dostępnym na stronie www.zus.pl (patrz ramka).

Stanowisko organu rentowego w zakresie uzupełniania wynagrodzenia do pełnego miesiąca

»	W razie nieuzyskania wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc, w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
»	Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
»	Jeżeli wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, zmniejszanych proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, to całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne.
»	Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku bez uzupełniania, w kwocie faktycznej.
»	Składniki wynagrodzenia, pomniejszane na podstawie przepisów płacowych za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale nie w sposób proporcjonalny do okresu tej nieobecności, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Zasada ta ma zastosowanie także w przypadku, gdy przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku, a pracownik nie zachowuje prawa do tego składnika za okres pobierania zasiłku.

Składniki podlegające wyłączeniu

Biorąc pod uwagę wskazaną wcześniej definicję wynagrodzenia, wydawać by się mogło, że w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się wszystkie oskładkowane składniki wynagrodzenia. Niestety nie zawsze tak jest. Jak bowiem zastrzegł ustawodawca w art. 41 ustawy zasiłkowej, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia:

do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku, a także
które już nie przysługują, gdyż:

w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, były przyznane tylko do określonego terminu albo
zaprzestano ich wypłaty na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu,

chyba że (jak wskazuje organ rentowy w komentarzu do ustawy zasiłkowej) ten "zlikwidowany" składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

Zmiana zasad wynagradzania

Każda zmiana w zakresie wypłaty danego składnika wynagrodzenia może być podstawą, nie tyle do ustalenia nowej podstawy wymiaru zasiłku (w tym celu, zgodnie z art. 40 i art. 43 ustawy zasiłkowej, musiałaby nastąpić jednocześnie zmiana wymiaru czasu pracy lub przerwa między świadczeniami wynosząca co najmniej jeden pełny miesiąc kalendarzowy), co do jej przeliczenia odpowiednio poprzez:

wyłączenie uwzględnianego wcześniej składnika wynagrodzenia lub
uwzględnienie pomijanego wcześniej składnika wynagrodzenia (patrz Tabela 2).

Co ważne, przeliczenie to powinno być dokonywane z urzędu odpowiednio przez:

płatnika składek uprawnionego do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym - po wprowadzeniu zmiany w regulaminie wynagradzania lub
ZUS - na podstawie przekazanej do organu rentowego informacji o dokonanej zmianie w regulaminie wynagradzania, ze wskazaniem danych niezbędnych do przeliczenia tej podstawy.

Inne świadczenia

Przedstawione zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłku, w tym z uwzględnianiem lub nie poszczególnych składników wynagradzania, mają odpowiednie zastosowanie do:

wynagrodzenia chorobowego,
pozostałych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, tj. świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku opiekuńczego, zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego i zasiłku macierzyńskiego oraz
zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego,

o czym mowa odpowiednio w:

art. 92 § 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277),
art. 47 ustawy zasiłkowej i
art. 9 ust. 3 pkt 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 257 ze zm.).

Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, iż zgodnie z niektórymi zasadami wynagradzania dany składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy:

wypłacany jest obok wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego i zasiłku opiekuńczego (nie podlega zmniejszeniu za miesiąc, w którym pracownik korzysta z tych świadczeń), jednak
nie przysługuje, gdy pracownik korzysta ze świadczenia rehabilitacyjnego lub zasiłku macierzyńskiego.

Jeśli w takim przypadku pracownik korzysta np. z zasiłku chorobowego, a następnie ze świadczenia rehabilitacyjnego lub zasiłku macierzyńskiego, to mimo że (z uwagi na brak przerwy między świadczeniami) nie ustala się nowej podstawy wymiaru zasiłku, nieuwzględniany wcześniej dodatek stażowy należy uwzględnić w tej podstawie do naliczenia świadczenia rehabilitacyjnego/zasiłku macierzyńskiego.

Tabela 2. Przykłady wpływu zmiany regulaminu wynagradzania, która nastąpiła z dniem 1 listopada 2025 r., na podstawę wymiaru świadczenia chorobowego należnego za okres od 15 października do 30 listopada 2025 r.

Zmiana zapisu w regulaminie wynagradzania

Wpływ na podstawę wymiaru zasiłku¹

premia miesięczna zmniejszana wcześniej za okres absencji chorobowej, począwszy od 1 listopada 2025 r. jest wypłacana w pełnej wysokości niezależnie od nieobecności w pracy pracownika

premia ta, wcześniej uwzględniona w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego należnego od 15 października 2025 r., podlega wyłączeniu z tej podstawy dla celów naliczenia świadczenia za okres od 1 do 30 listopada 2025 r.

premia miesięczna, wypłacana wcześniej w pełnej wysokości niezależnie od nieobecności w pracy pracownika, od 1 listopada 2025 r. podlega zmniejszeniu za okres absencji pracownika

premię tę, wcześniej niebraną pod uwagę przy naliczaniu podstawy wymiaru świadczenia przysługującego od 15 października 2025 r., należy uwzględnić w tej podstawie dla celów obliczenia wysokości świadczenia należnego za okres od 1 do 30 listopada 2025 r.

z dniem 1 listopada 2025 r. zaprzestano wypłaty premii miesięcznej, zmniejszanej za okres nieobecności w pracy

premię tę, uwzględnianą w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego należnego od 15 października 2025 r., należy wyłączyć z tej podstawy dla celów naliczenia świadczenia za okres od 1 do 30 listopada 2025 r.

z dniem 1 listopada 2025 r. zaprzestano wypłaty premii miesięcznej, zmniejszanej za okres nieobecności w pracy, przy czym została ona:

-	w całości lub w części włączona do innego składnika wygrodzenia (np. wynagrodzenia zasadniczego),
-	zamieniona na inny składnik wynagrodzenia (np. na premię kwartalną, także zmniejszaną za okres nieobecności w pracy)

zmiana ta nie wpływa na podstawę wymiaru świadczenia należnego za okres po jej wprowadzeniu - premia ta nadal (dla celów obliczenia świadczeń należnych za okres od 1 do 30 listopada 2025 r.) stanowi podstawę wymiaru świadczenia

począwszy od 1 listopada 2025 r. pracownikom przysługuje premia miesięczna zmniejszana proporcjonalnie za każdy dzień nieobecności w pracy

zmiana regulaminu nie wpłynie na podstawę wymiaru świadczenia chorobowego należnego pracownikowi za okres od 1 listopada 2025 r.²

¹	Podstawę te stanowi przeciętne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres od października 2024 r. do września 2025 r.
²	W miesiącach, za które wynagrodzenie zostało uwzględnione w podstawie wymiaru świadczenia, premia ta jeszcze nie przysługiwała. Wprowadzona premia będzie podlegała uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczenia, o ile przy ustalaniu tej podstawy będzie brane pod uwagę wynagrodzenie wypłacone pracownikowi (choćby za jeden miesiąc) za okres po 31 października 2025 r.