Procedury związane z uchylaniem regulaminów pracy i wynagradzania

Stosunek pracy podlega rygorom prawa pracy, przez które rozumie się przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Kodeks pracy definiuje dwa z regulaminów - pracy i wynagradzania, regulując jednocześnie jedynie procedurę wprowadzania tych aktów.

Od 1 stycznia 2017 r. stan zatrudnienia obligujący pracodawcę do tworzenia regulaminów wynagradzania i pracy został podwyższony i wynosi 50 pracowników (art. 77² § 1 oraz art. 104 § 1¹ K.p.). Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń, a ponadto organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki stron, może je ustalić odpowiednio w regulaminie wynagradzania i w regulaminie pracy. Natomiast pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy regulującym powyższe kwestie, ustala je w wymienionych regulaminach, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ich ustalenie.

Na temat funkcjonowania regulaminów wynagradzania i pracy według nowych regulacji pisaliśmy w UiPP nr 3/2017, str. 4-6.

Jak wyjaśniło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 13 stycznia 2017 r., wprowadzenie tych zmian:

"(...) nie spowodowało, że regulaminy wynagradzania i regulaminy pracy obowiązujące u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, utraciły swoją moc prawną. Nie jest również konieczna rezygnacja pracodawców z tych regulaminów. Natomiast pracodawcy mogą zrezygnować z tych regulaminów na takich samych zasadach jak dotychczas było to możliwe (...)" w razie spadku zatrudnienia poniżej 20 osób. Do tego czasu regulaminy w "małych" firmach nadal obowiązują.

1.1. Wprowadzanie regulaminów pracy i wynagradzania

Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia jego treści z tą organizacją w ustalonym przez strony terminie bądź w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - regulamin pracy pracodawca ustala samodzielnie (art. 104² § 1 i 2 K.p.).

Z kolei regulamin wynagradzania ustala pracodawca, z tym że jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia z nią ten akt (art. 77² § 4 K.p.).

Z treści powołanych przepisów wynika, że w obydwu przypadkach wymagane jest uzgodnienie regulaminów ze związkiem, z tym że bezwzględnie - regulaminu wynagradzania (nie może być bez niego wydany). Regulamin pracy, mimo braku uzgodnienia, pracodawca może ostatecznie wprowadzić samodzielnie - jeżeli do wyznaczonego terminu strony nie uzgodnią jego treści. Podobnie w tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599), w którym czytamy m.in., że: "(...) możliwość ustalenia regulaminu pracy samodzielnie przez pracodawcę (bez uzgodnienia jego treści z zakładową organizacją związkową) na podstawie art. 104² § 2 K.p. istnieje (poza przypadkiem gdy u danego pracodawcy takiej organizacji jest brak) tylko wtedy, gdy strony ustalą termin, w jakim uzgodniona ma być przez nie treść regulaminu pracy. Termin ten nie może być ustalony jednostronnie przez pracodawcę, musi on uzgodnić go z zakładową organizacją związkową, w przeciwnym razie nie może skorzystać z możliwości przewidzianej w art. 104² § 2 K.p. i wydać regulaminu bez uzgodnienia wymaganego przez art. 104² § 1 K.p. Innymi słowy, pracodawca nie może samodzielnie ustalić regulaminu pracy, jeżeli nie uzgodni go z zakładową organizacją związkową, jak również nie może tego uczynić wtedy, gdy nie uda się mu z nią ustalić terminu, do którego mają z nią być prowadzone uzgodnienia jego treści. (...)".

Sytuacja przedstawia się inaczej, gdy w zakładzie występuje więcej niż jedna organizacja związkowa. W myśl art. 30 ust. 4-5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881), w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób jego ustalania i przedstawiania przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania lub pracy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w powołanym wcześniej wyroku z 21 marca 2001 r., w omawianej sytuacji organizacje powinny: "(...) w terminie 30 dni przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko, pod rygorem, że w razie jego braku pracodawca uzyska możliwość samodzielnego wydania regulaminu (...)". Jeżeli natomiast zdążą osiągnąć porozumienie, które przekażą pracodawcy w terminie, to w zależności od treści tego porozumienia może wystąpić dwojaka sytuacja:

• w razie ich zgody - pracodawca wydaje regulamin,
   
• nastąpiło odrzucenie treści regulaminu - pracodawca zostaje pozbawiony możliwości wydania tego aktu.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, wydaje regulaminy pracy i wynagradzania samodzielnie.

Zarówno regulamin pracy, jak i wynagradzania, wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ § 1 i art. 77² § 6 K.p.). Jest to prawny warunek nadania tym aktom mocy wiążącej.

1.2. Rezygnacja z regulaminów wewnątrzzakładowych

Jak wspomnieliśmy na wstępie, przepisy Kodeksu pracy nie zawierają regulacji w sprawie uchylania regulaminów pracy i wynagradzania, w sytuacji gdy stan zatrudnienia spadnie do poziomu, który nie obliguje do ich tworzenia. Zdaniem niektórych autorów jest to argument za uznaniem, iż jest to nieuprawnione. Jak wyjaśniają, gdyby ustawodawca zamierzał to dopuścić, zamieściłby w Kodeksie pracy przepis na wzór art. 241⁷ K.p., który reguluje rozwiązywanie układu zbiorowego pracy. Z argumentacją tą nie zgodził się resort pracy, dopuszczając uchylenie regulaminów pracy i wynagradzania w przypadku zmniejszenia stanu zatrudnienia do niezobowiązującego do wydania tych aktów. Jak wyjaśnił w piśmie powołanym na wstępie:

"(...) regulaminy te mogą być uchylone w takim samym trybie, w jakim są one wprowadzane w zakładzie pracy. (...)".

2.1. Konieczność złożenia wypowiedzeń lub zawarcia porozumień zmieniających

W literaturze przedmiotu istnieje zgodność co do tego, że uchylenie regulaminu pracy nie wymaga wypowiedzeń zmieniających. Takie wypowiedzenie jest bowiem stosowane wówczas, gdy zmianie ma ulec jeden lub więcej warunków umownych. Przypominamy, że umowa o pracę określa w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy (art. 29 § 1 K.p.).

Jeżeli jednak pracodawca wprowadził do umowy postanowienia z zakresu organizacji pracy będące materią regulaminową i niewymagające zapisów umownych, a po uchyleniu tego aktu zamierza stosować mniej korzystne przepisy aktów prawa powszechnie obowiązującego, to może być zobowiązany do wypowiedzenia warunków umowy.

Pracodawca zatrudniający 30 osób w regulaminie pracy wydłużył przerwę śniadaniową do 30 minut, a zapis ten umieścił także w treści umów o pracę. Obecnie wobec braku obowiązku tworzenia regulaminu pracy zamierza z niego zrezygnować, a wraz z jego uchyleniem powrócić do przerw w wymiarze kodeksowym (15 minut). Powyższe będzie wymagało złożenia wypowiedzeń zmieniających (ewentualnie zawarcia z każdym pracownikiem porozumienia zmieniającego). Jako przyczynę pracodawca może wskazać uchylenie regulaminu pracy i powrót do zasad obowiązujących powszechnie.

Uchylenie innych postanowień regulujących materię organizacyjną nie wymaga zmian w umowach o pracę. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 25 marca 1977 r. (sygn. akt I PZP 60/76) wyjaśniając, że: "Organizowanie procesu pracy, w tym również ustalenie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy należy do uprawnień dyspozycyjnych kierownictwa zakładu pracy. (...) Wypowiedzeniu zmieniającemu podlegają tylko i wyłącznie te warunki pracy lub płacy tj. elementy umowy o pracę, które wynikają z tej umowy (art. 42 § 1 K.p.), czyli są ustalane mocą woli stron stosunku pracy (...). Obciążenie zakładu pracy stosowaniem w tym zakresie, nie określonym odmiennie w umowie o pracę, wypowiedzenia zmieniającego nie jest przewidziane w kodeksie pracy i uniemożliwiałoby w wielu przypadkach normalną działalność produkcyjną zakładów pracy.".

W kwestii sposobu organizowania pracy po uchyleniu regulaminu pracy wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2007 r. (sygn. akt I PK 221/06, OSNP 2008/5-6/67) wskazując, że: "W zakładzie pracy, w którym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy.". Polecenie może mieć dowolną formę, najlepiej jednak pisemną, która w konsekwencji przyczyni się do utrzymania dotychczasowej dyscypliny pracy. Niektóre elementy organizacji pracy wymagają jednak przygotowania odrębnych dokumentów, o czym piszemy w dalszej części niniejszego opracowania.

W przypadku uchylenia regulaminu wynagradzania w większości przypadków będą wymagane wypowiedzenia warunków płacy (ewentualnie porozumienia zmieniające). Warunki te należą bowiem do obligatoryjnych postanowień umownych, a regulamin je wiążąco uściśla. Jeżeli poprzez jego uchylenie pracodawca zaprzestaje wypłaty składników płacy lub zmienia ich wysokość, to zanim to uczyni powinien spisać z zainteresowanym porozumienie lub wypowiedzieć mu warunki umowy. Wprowadzenie postanowienia umownego o dodatkowym składniku wydaje się także niezbędne, gdy był on określony jedynie w regulaminie, przy czym w tym przypadku nie powinno być problemów z osiągnięciem porozumienia.

Na wynagrodzenie przedstawiciela handlowego zatrudnionego w zakładzie liczącym 38 pracowników składa się stawka miesięczna i premia w wysokości od 15% do 35%, w zależności od obrotów firmy (widełki określono w regulaminie).

Zgodnie z postanowieniem umownym, pracownikowi przysługuje "wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3.000 zł miesięcznie oraz premia określona w regulaminie wynagradzania".

Obecnie pracodawca wdrożył procedurę uchylenia regulaminu. W tej sytuacji postanowienie dotyczące premii powinno zostać włączone do treści umowy o pracę, chyba że zostanie wydany np. regulamin premiowania lub inny akt w tej sprawie, który jednak powinien być powołany w treści umowy o pracę.

Pracodawca zatrudniający 42 osoby, zgodnie z postanowieniem regulaminu wynagradzania do 24 grudnia każdego roku wypłaca pracownikom premię roczną w wysokości 4% wynagrodzenia za efektywną pracę w okresie poprzednich 12 miesięcy. Obecnie zamierza zrezygnować z regulaminu wynagradzania oraz jednocześnie zaprzestać wypłacania premii. Przeprowadzenie procedury uchylającej i zgodnie z przyjętym w zakładzie zwyczajem - wywieszenie na tablicy ogłoszeń informacji o uchyleniu regulaminu wynagradzania, nie pozbawi pracowników prawa do premii. Pracodawca powinien dokonać wypowiedzeń zmieniających, ewentualnie zawrzeć z pracownikami porozumienia w sprawie zaprzestania jej wypłaty.

Zwracamy uwagę! Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 13 września 2016 r. (sygn. akt I PK 190/15): "(...) Uzgodnienie przez pracodawcę ze związkami zawodowymi i skuteczne wprowadzenie nowego zakładowego regulaminu płacowego, który pomija (»odbiera«) lub ogranicza istotne składniki dotychczasowego wynagradzania za pracę (...), przez co bez wątpienia pogarsza indywidualne warunki wynagradzania pracowników, nie oznacza uzyskania dorozumianej zgody pracowników na uszczuplenie lub ograniczenie istotnych warunków płacowych tylko dlatego, że wiedzieli oni lub mogli zapoznać się z nowym regulaminem wynagradzania (...)". Rozstrzygnięcie to jest aktualne także w razie całkowitego uchylenia aktu przyznającego świadczenie.

2.2. Obowiązek wydania obwieszczenia o czasie pracy

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy lub regulaminem pracy określa systemy i rozkłady czasu pracy w tych aktach. Jeżeli nie jest objęty układem oraz nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, wydaje w tej sprawie obwieszczenie (art. 150 § 1 K.p.).

Poniżej prezentujemy przykład obwieszczenia o czasie pracy.

2.3. Rozszerzenie informacji o warunkach zatrudnienia

Rezygnacja z regulaminu pracy skutkuje obowiązkiem rozszerzenia informacji o warunkach zatrudnienia, którą każdy pracodawca jest obowiązany wręczyć pracownikowi:

• w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę oraz
   
• w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie zmian w tym zakresie, a jeżeli ma nastąpić rozwiązanie umowy o pracę, nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Przypominamy, że oprócz informacji podawanych wszystkim pracownikom, w przypadku braku regulaminu pracy powinna ona wskazywać dodatkowo porę nocną, miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia, przyjęty sposób potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Poniżej prezentujemy przykład informacji uzupełniającej.

2.4. Sporządzenie wykazu prac lekkich, dozwolonych młodocianym

W myśl art. 200¹ § 1-3 K.p., młodociany może być zatrudniony na podstawie umowy o pracę przy wykonywaniu lekkich prac. Nie może to powodować zagrożenia dla jego życia, zdrowia i rozwoju psychofizycznego, a także utrudniać mu wypełniania obowiązku szkolnego.

Wykaz lekkich prac określa pracodawca po uzyskaniu zgody lekarza medycyny pracy, a następnie zatwierdza przez właściwego inspektora pracy. Wykaz lekkich prac nie może przy tym zawierać prac wzbronionych młodocianym, określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów w tej sprawie z dnia 24 sierpnia 2004 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1509). Wykaz lekkich prac ustala pracodawca w regulaminie pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku wydania regulaminu, ustala wykaz lekkich prac w osobnym akcie (art. 200¹ § 4 K.p.).

2.5. Informacja o zakazie dyskryminacji

Zgodnie z art. 94¹ K.p., pracodawca jest zobowiązany udostępnić pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. Niejednokrotnie bywa tak, że ich treść zawiera regulamin pracy, bowiem: "(...) Nie ma przeszkód, aby tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu przyjął postać załącznika do regulaminu pracy, co stworzy bardzo realne szanse zapoznania się pracowników z tymi regulacjami, niż odwołanie się do praktyk przyjętych u pracodawców. (...)" (A. Dubowik, PiZS nr 3/2004, str. 8). W przypadku uchylenia regulaminu pracy, który posiada ten załącznik, po stronie pracodawcy powstaje obowiązek zapewnienia innego sposobu udostępnienia omawianej informacji. Może on przybrać postać dokumentu przedkładanego do zapoznania się każdemu nowo zatrudnionemu oraz każdemu kto tego zażąda. Przykład informacji w tej sprawie znajduje się na naszej stronie internetowej w zakładce wzory druków i umów.