A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 1 (936) z dnia 1.01.2017

Tworzenie regulaminu pracy i wynagradzania na nowych zasadach

Jesteśmy firmą zatrudniającą 45 pracowników i tworzymy regulamin pracy i wynagradzania. Czy w 2017 r., w związku ze zmianą przepisów, nadal musimy posiadać te regulaminy?

Od 1 stycznia 2017 r. pracodawca, którego stan zatrudnienia wynosi poniżej 50 pracowników, może tworzyć regulaminy pracy i wynagradzania na zasadzie dobrowolności. Zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym od 1 stycznia br., do tworzenia (posiadania) tych aktów prawa zakładowego są zobowiązani tylko tacy pracodawcy, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy i zatrudniają co najmniej 50 pracowników (art. 77² § 1 i art. 104 § 1¹ Kodeksu pracy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r.). Od 2017 r. został więc podwyższony stan zatrudnienia, od którego zależy obowiązek tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania. Zmiana ta została wprowadzona na mocy ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (na dzień oddania tego numeru Biuletynu Informacyjnego do druku ww. ustawa została uchwalona przez Sejm i oczekuje na podpis Prezydenta).

Należy nadmienić, że zgodnie z art. 77² § 1 i art. 104 § 3 K.p., w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r., jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 pracowników, utworzenie regulaminów zakładowych jest obowiązkowe, jeżeli zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa. Przypomnijmy, że status zakładowej organizacji związkowej przysługuje takiej organizacji związkowej, która w danym zakładzie pracy ma co najmniej 10 członków, będących pracownikami, funkcjonariuszami lub nakładcami pracodawcy (art. 25¹ ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, Dz. U. z 2015 r. poz. 1881).

Należy podkreślić, że podwyższenie stanu zatrudnienia, od którego zależy obowiązek posiadania regulaminu pracy i wynagradzania nie powoduje, że dotychczasowe regulaminy, tworzone przez firmy z uwagi na zatrudnianie przez nie co najmniej 20 pracowników, automatycznie tracą moc. Kodeks pracy, przewidując obowiązek tworzenia regulaminów pracy i wynagradzania, nie unormował możliwości rezygnacji z tych aktów ani nie określił trybu tej rezygnacji.

Generalnie regulaminy pracy i wynagradzania obowiązują bezterminowo, możliwa jest tylko zmiana ich treści. W konsekwencji, pomimo zmniejszenia zatrudnienia poniżej 50 pracowników dotychczasowe regulaminy nie przestają obowiązywać z mocy samego prawa. Dopuszcza się jednak, choć nie wynika to wprost z przepisów, możliwość uchylenia wspomnianych przepisów zakładowych przez pracodawcę, który nie jest już zobowiązany do ich tworzenia. Jak wskazało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 20 czerwca 2013 r., uchylenie przepisów zakładowych przez pracodawcę niezobowiązanego już do ich tworzenia jest dopuszczalne w tym samym trybie co wprowadzenie tych regulaminów (patrz: stanowisko w ramce).

Postanowienie o uchyleniu czy rezygnacji z regulaminów powinno być wprowadzone do ich treści (jako zmiana do regulaminu). Taka "zmiana" do regulaminu w skali całego zakładu wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od poinformowania o niej pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Niezależnie od tego, uchylenie regulaminu wynagradzania może wymagać zmiany umów o pracę (o czym dalej).

Rezygnacja z regulaminów zakładowych - stanowisko MPiPS

"(...) Jeżeli u konkretnego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników został ustalony regulamin wynagradzania, a następnie w trakcie jego obowiązywania liczba zatrudnionych pracowników spadła poniżej 20, to taki pracodawca - nie jest już prawnie zobligowany do ustalenia (utrzymywania w mocy istniejącego) regulaminu wynagradzania; regulamin ma jednak nadal zastosowanie do objętych jego postanowieniami pracowników.

W takiej sytuacji - pomimo tego, że przepisy Kodeksu pracy nie przewidują procedury uchylenia (zniesienia) regulaminu wynagradzania - możliwe jest, zdaniem Departamentu, jego zniesienie przy odpowiednim zastosowaniu trybu przewidzianego w Kodeksie pracy dla ustalania takiego regulaminu. (...)"

Pracodawca, który z uwagi na zatrudnianie poniżej 50 pracowników zamierza zrezygnować z dotychczasowego regulaminu wynagradzania, musi mieć na uwadze, że świadczenia płacowe przysługujące na jego podstawie wchodzą też w zakres indywidualnych umów o pracę. Zmiana warunków płacowych, które wynikają z regulaminu wynagradzania, może więc wymagać zmiany umowy o pracę. W tym przypadku zmiana regulaminu wynagradzania będzie polegała na jego uchyleniu, a co za tym idzie utracie przez pracowników prawa do świadczeń, które przysługiwały im na jego podstawie. Przy czym chodzi tu o takie świadczenia, które przysługują pracownikom wyłącznie na podstawie regulaminu wynagradzania lub w wysokości wyższej (lub na korzystniejszych zasadach) niż to wynika z przepisów ustawowych.

Zmiana umowy o pracę w zakresie "zabranych" świadczeń może nastąpić w drodze wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcia porozumienia o zmianie warunków umowy o pracę (tzw. aneksu). Wejdzie ona w życie w odniesieniu do konkretnego pracownika:

po upływie okresu wypowiedzenia - w przypadku wypowiedzenia zmieniającego,
z datą wskazaną w porozumieniu stron o zmianie warunków umowy o pracę, a jeżeli nie została wskazana, z datą zawarcia porozumienia,

ale w każdym przypadku nie wcześniej niż po upływie 2 tygodni od poinformowania pracowników o rezygnacji z tworzenia regulaminu wynagradzania w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy.