Wysokość podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres po ustaniu zatrudnienia

Z pracownikiem przebywającym nieprzerwanie od 7 maja 2025 r. na zwolnieniu lekarskim z dniem 15 czerwca 2025 r. rozwiąże się terminowa umowa o pracę. Prawdopodobnie niezdolność do pracy będzie trwała także po ustaniu zatrudnienia. Pracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego (9.500 zł) otrzymuje też dodatek funkcyjny (1.000 zł) oraz premię roczną, której wysokość zależy od wyniku finansowego spółki. Te dwa ostatnie składniki nie są wliczane do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, gdyż absencje zasiłkowe pracownika nie mają wpływu na ich wysokość. Jakie wynagrodzenie należy wykazać w zaświadczeniu Z-3 na potrzeby wypłaty zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia, skoro ZUS ogranicza wysokość tej podstawy?

W zaświadczeniu płatnika składek Z-3 pracodawca powinien wykazać wynagrodzenie uzyskane przez pracownika za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (odpowiednio z faktycznego okresu zatrudnienia, jeśli trwało ono krócej niż 12 m-cy) wraz z kwotami dodatku funkcyjnego wypłaconymi za te same miesiące oraz kwotą premii rocznej wypłaconej za 2024 r. Ponadto w sekcji "Uwagi" należy wyjaśnić, że dodatek funkcyjny i premia roczna nie były wliczane do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących w czasie trwania zatrudnienia.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi co do zasady przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej). W podstawie tej nie uwzględnia się m.in. składników wynagrodzenia:

do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres jego pobierania (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej),
nieuzależnionych bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacanych niezależnie od absencji pracownika (por. komentarz ZUS do ustawy zasiłkowej).

Miesięczne składniki wynagrodzenia wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia tej podstawy. Natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne uwzględnia się w podstawie wymiaru w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres po ustaniu zatrudnienia ustala się generalnie na takich samych zasadach jak w czasie trwania stosunku pracy. Z tą różnicą, że wlicza się do niej także składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania świadczeń chorobowych w czasie trwania zatrudnienia. Tak wyjaśnił ZUS w komentarzu do ustawy zasiłkowej.

Ważne: Składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania świadczeń chorobowych przysługujących w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia.

Stąd też składniki te należy wykazywać w zaświadczeniu płatnika składek Z-3 przekazywanym do ZUS w celu wypłaty zasiłku chorobowego za okres po ustaniu zatrudnienia.

Obliczoną podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres niezdolności do pracy trwającej po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, ZUS ogranicza do kwoty wynoszącej 100% przeciętnego wynagrodzenia. Kwota ta jest ustalana miesięcznie, poczynając od 3. miesiąca kwartału kalendarzowego, na okres 3 miesięcy, na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału, ogłaszanego dla celów emerytalnych (art. 46 ustawy zasiłkowej). Nie jest ona pomniejszana o kwotę odpowiadającą 13,71% i ulega zmianie od 1 marca, 1 czerwca, 1 września i 1 grudnia.

Nowe wskaźniki W pierwszym kwartale 2025 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie wyniosło 8.962,28 zł (Mon. Pol. z 2025 r. poz. 444). Oznacza to, że w okresie od 1 czerwca do 31 sierpnia 2025 r. podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego po ustaniu zatrudnienia nie może być wyższa niż 8.962,28 zł.

Jeśli więc ustalona pracownikowi w okresie zatrudnienia wysokość podstawy wymiaru zasiłku mieści się w granicach do 100% kwoty przeciętnego wynagrodzenia, to zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia również jest naliczany od tej podstawy. Jeżeli jednak podstawa wymiaru zasiłku w czasie zatrudnienia była wyższa niż ww. kwota, to ZUS, wypłacając zasiłek za okres po ustaniu zatrudnienia, ograniczy jej wysokość do 100% przeciętnego wynagrodzenia.

Zwracamy uwagę! Za okres niezdolności do pracy przypadający po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego zasiłek chorobowy przysługuje nie dłużej niż przez 91 dni. Nie dotyczy to niezdolności do pracy powstałej wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi ich pobrania, a także spowodowanej gruźlicą lub występującej w trakcie ciąży (art. 8 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Przykład

Przyjmujemy założenia z pytania oraz dodatkowo, że pracownik będzie chorował do wyczerpania okresu zasiłkowego przysługującego po ustaniu zatrudnienia (tj. do 14 września 2025 r.), a premia roczna za 2024 r. wyniosła 12.000 zł.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi od 7 maja do 15 czerwca 2025 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od maja 2024 r. do kwietnia 2025 r. Pracodawca nie uwzględnił w niej kwot dodatku funkcyjnego oraz premii rocznej, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania wynagrodzenia i zasiłku chorobowego. Podstawa wymiaru wynosi 8.197,55 zł, tj. [(9.500 zł - 1.302,45 zł) x 12 m-cy] : 12 m-cy = 8.197,55 zł.

Po ustaniu zatrudnienia wypłatę zasiłku chorobowego pracodawca przekaże do ZUS. W zaświadczeniu płatnika składek Z-3 w sekcji "Informacje o składnikach wynagrodzenia":

w tabeli w punkcie 1 "Składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne" w kolumnie 6 - wpisze sumy wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego wypłacone za miesiące od maja 2024 r. do kwietnia 2025 r.,
w tabeli w punkcie 3 "Składniki wynagrodzenia za okresy roczne" - wpisze kwotę premii rocznej wypłaconej za 2024 r.

Kwoty te wykaże niepomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne. Dodatkowo w sekcji "Uwagi" wyjaśni, że w tabelach uwzględnił kwoty dodatku funkcyjnego (1.000 zł) oraz premii rocznej za 2024 r. (12.000 zł), które nie były wliczane do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących w czasie trwania zatrudnienia.

Na podstawie tych danych ZUS ustali podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za okres od 16 czerwca do 14 września 2025 r. Wyniesie ona 9.923,35 zł, tj.: [(9.500 zł + 1.000 zł) - 1.439,55 zł] x 12 m-cy = 108.725,40 zł; 108.725,40 zł : 12 m-cy = 9.060,45 zł; (12.000 zł - 1.645,20 zł) : 12 = 862,90 zł; 9.060,45 zł + 862,90 zł = 9.923,35 zł. Ponieważ będzie wyższa od przeciętnego wynagrodzenia z I kwartału 2025 r. (9.923,35 zł > 8.962,28 zł), ZUS ograniczy jej wysokość najpierw do kwoty 8.962,28 zł, a następnie od 1 września 2025 r. do kwoty przeciętnego wynagrodzenia w II kwartale 2025 r.